15 03-2022

Zarządzanie czasem - jak to robić efektywnie?

Podczas różnorodnych debat publicznych coraz częściej podejmowane jest zjawisko prokrastynacji. To nic innego, jak tendencja do przekładania oraz odwlekania różnorodnych zadań na później. Konsekwencją jest oczywiście niemożność realizacji konkretnych obowiązków w ustalonym terminie, co wiąże się oczywiście z ogromnym stresem. By takie sytuacje zdarzały się rzadziej (a najlepiej wcale), warto jest się zastanowić, jak dokładnie wygląda nasze zarządzanie czasem. Jeśli już wiesz, że dość kiepsko, to... głowa do góry! Istnieje szereg technik odnośnie do tego, jak zarządzać czasem. Odpowiednie planowanie czasu pracy to bardzo ważna sprawa - i to tak naprawdę niezależnie od zawodu. Chyba każdy przecież docelowo chce pracować możliwie najbardziej efektywnie, a przy tym oszczędzić sobie zbędnego stresu.

Kilka dni temu napisaliśmy artykuł o tym, kim jest szkoleniowiec. Wówczas też podkreśliliśmy, jak istotne w jego przypadku jest odpowiednie zarządzanie czasem pracy. Bez takiej umiejętności trudno byłoby zorganizować jakiekolwiek przedsięwzięcie tak, by odpowiednio zdążyć zrealizować wszystkie założone punkty harmonogramu. Ów problem można oczywiście analogicznie przełożyć względem innych zawodów. Zarówno event manager, jak i fryzjer, kosmetyczka albo dentysta po prostu muszą umiejętnie planować swój czas pracy.

Jak efektywnie zarządzać swoim czasem?

Skoro już wiemy, jak ważne jest efektywne zarządzanie czasem pracy, to warto przejść do konkretów, zastanawiając się, jak skutecznie zarządzać czasem. Przede wszystkim należy dokładnie przeanalizować dotychczasowy model własnej pracy. Zastanów się, jak w praktyce wygląda Twój dzień - ile dokładnie czasu poświęcasz na wykonywanie obowiązków, a ile na przeglądanie Internetu w trakcie pracy czy rozmowy ze współpracownikami.

Musisz się także zastanowić nad tym, w którym momencie w ciągu dnia jesteś najbardziej produktywny. Niektórzy są bowiem tzw. rannymi ptaszkami, którzy już od wczesnych godzin są w stanie wykonywać najbardziej skomplikowane zadania, natomiast inni po prostu potrzebują czasu. Na podstawie tego, co uda Ci się ustalić, musisz stworzyć swój harmonogram dnia. W tej kwestii są dwa sposoby - tworzenie listy zadań pod koniec poprzedniego dnia albo rano, zaraz po dotarciu do firmy. Dokładnie wypisz najważniejsze obowiązki, które na Ciebie czekają, a następnie ustal priorytety, dostosowując kolejność do godzin, w których jesteś możliwie najbardziej produktywny.

Jak widzisz, zarządzanie czasem w pracy wcale nie musi być aż nadto skomplikowane - zawsze warto jest zacząć od małych kroków.

Jak zarządzać czasem?

Odpowiadając na pytanie, jak efektywnie zarządzać czasem, konieczne jest podkreślenie, że podczas ustalania priorytetów zadań warto jest się zastanowić, które z zadań są ważne, które pilne, a które... mogą jeszcze chwilę poczekać. Pracę zdecydowanie trzeba rozpocząć od realizacji tych zadań, których niewykonanie wiąże się z szeregiem różnych konsekwencji. W tym przypadku nie ma innej rady, niż: wykonaj je możliwie jak najszybciej. Wszelkie zarządzanie czasem - szkolenia uczą też, że najwięcej czasu pracy powinno się poświęcać na długoterminowe działania, które wykonuje się dla innych. Bardzo ważne jest też to, by ustalić sobie dokładne limity czasowe względem wykonywania poszczególnych obowiązków.

Każde zarządzanie czasem - szkolenie niesie lekcję odnośnie do określania czasu, który konieczny jest na realizację poszczególnych zadań. Ten zabieg zdecydowanie pozwoli Ci skutecznie zarządzać czasem pracy. Musisz też jednak pamiętać, by nie rzucać się w tzw. wir pracy. Podczas wykonywania zadań konieczne jest robienie przerw. Gdy wykonasz jakieś zadanie, zrób sobie kawę, wyjdź na chwilę na świeże powietrze albo porozmawiaj z kolegą. Tego typu przerywniki dodadzą Ci sporo energii, a Twój umysł skutecznie się zregeneruje.

Zarządzanie czasem pracy

Jeśli zastanawiasz się, jak lepiej zarządzać czasem, ponieważ od jakiegoś czasu np. czujesz się przytłoczony obowiązkami, to musisz się zastanowić, czy nie masz problemu z asertywnością. Jeśli nie potrafisz odmawiać, a przy tym sen z oczy spędza Ci pytanie, jak dobrze zarządzać czasem, to problemem nie jest Twój brak organizacji czasu, a fakt, iż po prostu za dużo na siebie bierzesz. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem jest delegowanie obowiązków. Możesz wyobrazić sobie sytuację, w której eventy - organizacja spoczywałyby tylko na jednej osobie w firmie? Trudno byłoby mówić o sukcesie jakiegoś przedsięwzięcia, jeśli jeden pracownik odpowiadałby za wszystko - od szukania odpowiedniego miejsca na konferencję, przez przygotowanie zaproszeń na konferencję, aż po przygotowanie cateringu i profesjonalną obsługę sprzętów multimedialnych. Dodatkowo, zarządzanie swoim czasem wymaga też eliminacji niepotrzebnych przedmiotów i przyzwyczajeń. Uwierz - częste odświeżanie mediów społecznościowych wcale nie jest niezbędnym zajęciem podczas wykonywania obowiązków w pracy. W sytuacji jednak, gdy brakuje Ci chęci do realizacji powierzonych Ci zadań, zastanów się też, jak wygląda motywowanie pracowników w Twojej firmie. Być może w tym zakresie należy coś zmienić.