Zaproszenie na spotkanie biznesowe

Organizacja spotkania biznesowego to nie taka prosta sprawa. Należy pamiętać o wielu kwestiach - nawet tych z pozoru nieistotnych - które w rezultacie przekładają się na powodzenie każdego przedsięwzięcia. Dziś pragniemy przybliżyć jeden z istotnych elementów, którym jest zaproszenie na spotkanie biznesowe - z perspektywy osoby zapraszającej, jak i zapraszanej.

Fot. Unsplash

Jak napisać zaproszenie na spotkanie biznesowe?

Spotkanie biznesowe to ważne wydarzenie, które wymaga specjalnego przygotowania. Poza kwestiami technicznymi, należy pamiętać m.in. o przygotowaniu zaproszeń dla gości. Mogą być one w formie listu i wysyłane pocztą, albo w zupełności przeniesione do przestrzeni cyfrowej. Zaproszenie na spotkanie biznesowe można wysłać zarówno mailem, jak i przekazać je poprzez aplikacje takie, jak WhatsApp. Można także zadzwonić i zaprosić kogoś ustnie - możliwości jest wiele.

Fot. Unsplash

Zaproszenie na spotkanie biznesowe - wzór i przykłady

No dobrze, czyli jak zapraszać na spotkanie biznesowe? Jeśli decydują się Państwo na formę pisemną - czy to analogową, czy cyfrową - zaproszenie musi zawierać: nazwę firmy, stowarzyszenia lub nazwisko osoby, inaczej adresata. Następnie, należy napisać, na co zapraszamy gościa i jakie są tego okoliczności - kogo zapraszamy, gdzie i o której godzinie. Należy też określić charakter spotkania. Pod tymi informacjami nadawca podaje swój numer telefonu oraz adres mailowy, a następnie składa swój podpis. 

Przykład zaproszenia na spotkanie biznesowe:

Firma X z ogromną przyjemnością zaprasza Szanowną Panią Y na spotkanie biznesowe dotyczące [charakter i okoliczności wydarzenia], które odbędzie się w dniu 20 kwietnia 2021 roku  o godzinie 16:00 w Restauracji Z.

[numer telefonu, adres mailowy]
[podpis]

Fot. Unsplash

Zaproszenie na spotkanie biznesowe - mail

Oficjalne zaproszenie na spotkanie biznesowe może także być wysłane drogą mailową. Składa się ono z tych samych elementów, które zostały wyszczególnione w powyższym przykładzie. Przy okazji, warto też zastanowić się, jakie obowiązki leżą po stronie osób zaproszonych na spotkanie biznesowe. Przede wszystkim powinny one podziękować za zaproszenie oraz potwierdzić bądź odmówić udziału. Jeśli dopiero później okaże się, że nie mogą uczestniczyć w spotkaniu, to… jak odwołać spotkanie biznesowe? Przede wszystkim - tak szybko, jak to możliwe. Jak wszyscy wiemy, czas w biznesie to bezcenna waluta. Warto przy okazji zaproponować nowy termin spotkania.

Fot. Unsplash

Jak umówić się na spotkanie biznesowe przez telefon?

Zasady spotkań biznesowych najczęściej ustalają sami organizatorzy. Jeśli więc ich relacja z partnerami biznesowymi pozwala na zaproszenie telefoniczne, to dlaczego z tego nie skorzystać? Prośba o spotkanie biznesowe - tak jak w przypadku formy pisemnej - musi oczywiście składać się z informacji o celu spotkania, dacie, godzinie oraz miejscu.