Zadania moderatora konferencji

Zazwyczaj konferencja składa się z kilku bloków tematycznych, podczas których występują specjaliści i eksperci. Między mówcami odbywają się przerwy dające czas na zawieranie dodatkowych znajomości. Na koniec zazwyczaj odbywają się panele dyskusyjne. W ten sposób organizowanych jest większość konferencji. Oznacza to, że każde tego typu wydarzenie posiada określony harmonogram. Ktoś musi więc czuwać nad odpowiednim przebiegiem wystąpień i taką osobą jest moderator konferencji. 

Moderator konferencji jest jak dyrygent orkiestry. Musi posiadać więc odpowiednie umiejętności, wiedzę oraz wyczucie, aby wiele pojedynczych instrumentów było w stanie ze sobą współgrać. W przeciwnym razie jedyne, co usłyszymy to hałas.

 Aby uniknąć „kociej muzyki” i chaotycznych wystąpień, potrzebujemy odpowiedniej osoby na stanowisku moderatora konferencji. 

Cechy dobrego moderatora konferencji?

W pierwszej kolejności należy pamiętać, że moderator konferencji zawsze stoi na widoku. Pojawia się na niemal wszystkich zdjęciach oraz filmach, musi więc dobrze się prezentować. Nie chodzi oczywiście o wybitną urodę, a o schludny wygląd oraz budzącą zaufanie aparycję. Skupić uwagę widowni przez kilka godzin nie jest łatwo, dlatego nasz dyrygent powinien być kimś, kogo „dobrze się słucha”.

Moderator konferencji powinien posiadać nienaganną dykcję, aby każdy mógł go bez problemów zrozumieć. Warto, aby cechował się lekkością wypowiedzi i potrafił zmieniać ton głosu zależnie od charakteru, jaki przyjmuje rozmowa. Najlepsi moderatorzy konferencji potrafią zaciekawić oraz rozbawić. Chętnie i sprawnie nawiązują do wypowiedzi przedmówców oraz wtrącają pasujące do nich anegdoty.

Moderator konferencji powinien czuć się na scenie „jak ryba w wodze”. Oznacza to, że nie tyle musi potrafić występować na forum publicznym, co po prostu to lubić. Jako człowiek powinien być charyzmatyczny i komunikatywny, aby chętnie się z nim podejmowało rozmowę. 

Przed przybyciem na wydarzenie powinien dobrze zbadać temat konferencji. Musi sporo wiedzieć o organizatorach, jak i gościach. Od jego merytorycznego przygotowania często bowiem zależy, czy media wyłapią ewentualny błąd czy nie. Natomiast, mówiąc kolokwialnie, „jeśli będzie pleść głupoty” odbije się to na odbiorze całego wydarzenia.

Zadania moderatora konferencji

Moderator konferencji posiada bardzo rozbieżne spektrum obowiązków. Jest rodzajem łącznika między organizatorami wydarzenia, mówcami, a słuchaczami. Z tego też powodu moderator konferencji walczy na dwóch frontach:

• na scenie,
• na widowni.

Podczas paneli dyskusyjnych moderator konferencji zajmuje się prowadzeniem rozmowy i trzymaniem się tematu przewodniego.  Zadaje pytania oraz dba o to, aby każdy miał możliwość się wypowiedzieć. Jednocześnie nie może pozwolić, aby jedna osoba zajęła cały czas lub rozmowa za bardzo się przeciągała. 

Ponadto, moderator konferencji powinien dopowiadać kontekst i wyjaśniać pojęcia, których widownia może nie znać. Podczas wymiany zdań potrafi czasem dojść do nieporozumień, a nawet kłótni. W takim przypadku to do moderatora konferencji należy obowiązek zażegnać konflikt. Musi dbać, aby żaden z gości nie został pominięty czy obrażony.

Pierwszym i podstawowym zadaniem moderatora konferencji jest przedstawienie tematu spotkania oraz omówienie jego poszczególnych elementów. Do niego należy obowiązek  powitania gości. Wprowadza widownię do świata konferencji, a później przeprowadza ją przez kolejne jej etapy.

Z punktu widzenia widowni, moderator konferencji jest osobą, którą w największym stopniu będą utożsamiać z całym wydarzeniem. Będą go bowiem wielokrotnie widzieć pomiędzy pojedynczymi wystąpieniami. Odpowiada na pytania widowni, jak i inicjuje ich zadawanie. 

Podczas całości wydarzenia jego zadaniem jest słuchać i reagować na to, co dzieje się na scenie oraz jak reaguje na to widownia. Jeśli uczestnicy są wyraźnie znudzeni, oburzeni lub zdezorientowani, koniecznie musi na to zareagować. Zapowiada wszystkie wystąpienia i przerwy, a pod koniec przedstawia krótkie podsumowanie i dziękuje przybyłym.

Moderator konferencji łączy w sobie cechy różnych zawodów: showmana, mediatora oraz konferansjera. Pełni rolę dobrego ducha stróża spotkania, który splata ze sobą pojedyncze jego elementy. Jego gośćmi są zarówno osoby występujące na scenie, jak i te siedzące na widowni, więc musi zadbać o zadowolenie każdego z nich.