Z perspektywy event managera, organizacja nietypowych eventów

Tomasz Bidziński

Hotele od zawsze łączyły funkcje noclegowe z dostarczaniem rozrywki i zapewnieniem forum do spotkań. Mimo że ich rola zmieniała się na przestrzeni setek lat, pozostały miejscami, w których przecinały się drogi szukających wypoczynku turystów i przedstawicieli biznesu. Zapotrzebowanie ze strony tych ostatnich sprawiło, że oferta hoteli wzbogaciła się o duże przestrzenie konferencyjne. Aby sprostać ich wymaganiom konieczny jest jednak coraz większy wysiłek logistyczno-organizacyjny oraz odpowiednie doświadczenie hotelarzy. Doskonałym przykładem tej ewolucji jest Hotel Polonia Palace w Warszawie, który z krótkimi przerwami, funkcjonuje na rynku od ponad stu lat. Także tu wiele pomieszczeń zostało, w pierwszej dekadzie XXI wieku, zmodernizowanych i dostosowanych do współczesnych wymagań konferencyjno-bankietowych ale z zachowaniem historycznego klimatu przynależnemu temu miejscu.

Współcześnie 9 sal bankietowych i konferencyjnych, w tym historyczna sala balowa „Ludwikowska”, goszczą najróżniejsze wydarzenia. Zarówno typowo biznesowe konferencje, jak i przyjęcia weselne, rodzinne oraz imprezy firmowe. Jednocześnie powstaje tu także wiele produkcji filmowych i reklamowych. Każde z powyższych ma swoją specyfikę i wiążące się z tym wyzwania. O kilku najciekawszych przedsięwzięciach w Hotelu Polonia Palce opowiada Krystyna Beniger, ówczesna Cluster E-commerce & Marketing Manager. – Jednym z najbardziej zapamiętałych było cykliczne wydarzenie, tzw. After Wedding Party. Organizator zapraszał 50 par, które kilka lat po ślubie, miały okazję znowu założyć suknie i garnitur ślubny i przeżyć rodzaj wesela, ale już bez stresu i tylko dla siebie. Samo przygotowanie sali balowej wyglądało podobnie, jak w przypadku normalnego wesela. Ale już przewidziany na początku taniec – Polonez – odbywał się... w hotelowym lobby. Wymagało to właściwego przygotowania nie tylko samej przestrzeni, ale także mieszkających w hotelu gości na to niecodzienne wydarzenie. Musiało się to odbyć w taki sposób, aby pary mogły swobodnie  „przejść” przez lobby i aby jednocześnie pozostałych gości tym co się dzieje zainteresować. W momencie kiedy rozbrzmiewała muzyka, wszyscy niemalże zamierali. Goście przyglądali się, a część biła brawo – opowiada z uśmiechem Krystyna Beniger. 

Hotel Polonia Palace gościł także niejednokrotnie przyjęcia organizowane przez Teatr Roma. Jednym z ciekawszych było to związane z premierą „Upiora w operze”.  - Cała przestrzeń konferencyjna Hotelu zaadaptowana został na potrzeby około tysiąca gości tej imprezy. Demontowane były drzwi, zakrywane tapety, wymieniano nawet żarówki, a w lobby stanęła wielka scena. Wszystkie te przestrzenie nawiązywać miały do przedstawienia. Każda z sal konferencyjnych była scenograficznie osobnym bytem. Hotelowa kuchnia, z kolei, pracowała nad eventem ponad tydzień. Serwowany bufet odzwierciedlać miał bowiem scenografię do „Upiora...”. I tak wszystkie owoce, warzywa, sałatki każda inna potrawa były skrupulatnie przygotowane. Przykładem mogą być arbuzy „wyrzeźbione” w kształcie... czaszek – opowiada Krystyna Beniger. 

Hotel Polonia Palace to także popularne miejsce wielu konferencji, warsztatów i szkoleń biznesowych. Nie wszystkie jednak mają agendę prostą w realizacji. Krystyna Beniger podaje za przykład wydarzenie, które wymagało sporego wysiłku organizacyjnego i logistycznego. – Organizatorzy tego wydarzenia potrzebowali, oprócz przestrzeni konferencyjnej, także ponad 30 pokoi, które miały być częścią warsztatów. Niemal cała ich zawartość, łącznie z łóżkami i biurkami, musiała zostać wyniesiona i zastąpiona ustawieniem konferencyjnym. Konieczne było także wydzielenie przestrzeni na korytarzach tak, aby pozostali goście mogli poruszać się swobodnie. A przygotowanie wyglądało tak, że jednego dnia wieczorem, przed konferencją, wszystkie pokoje musiały zostać przygotowane jednocześnie, i być gotowe następnego dnia rano. Po dwóch dniach konferencji, musiały znów wrócić do swojego oryginalnego stanu, by można było w nich zameldować normalnie kolejnych gości.

Zarówno różnorodność jak i skala oczekiwań gości konferencyjnych stawiają hotelarzom wysoko poprzeczkę. Przykład Hotelu Polonia Palace jedynie to potwierdza. Jednocześnie stopień trudności organizowanych wydarzeń staje się, tak jak w przypadku tego hotelu, wyznacznikiem potencjału i sprawności zarządzania odpowiedzialnymi za nie działami. Tego typu wyzwania są niezwykle cenne, zarówno dla liniowych pracowników, jak i managerów nimi zarządzających ponieważ budują nie tylko doświadczenie ale i zaufanie potencjalnych gości i klientów konferencyjnych.