Wyposażenie sal konferencyjnych. O czym warto pamiętać?

W dzisiejszych czasach prawie każdy hotel lub większa firma dysponuje zapleczem konferencyjno-szkoleniowym. Sala konferencyjna - bo to właśnie na niej skupimy się w niniejszym artykule, jest doskonałym miejscem na wszelkiego rodzaju spotkania takie jak zebrania akcjonariuszy, rozmowy z dużą ilością pracowników, konferencje, sympozja czy kongresy. To pomieszczenie typowo użytkowe, więc kluczową kwestią jest jej funkcjonalność. Jakie zatem powinno być wyposażenie sali konferencyjnej? O czym należy pamiętać przy urządzaniu wnętrza?

Projektor w sali konferencyjnej

Chyba nikt nie wyobraża sobie konferencji czy szkolenia bez pokazu materiałów multimedialnych. W dzisiejszych czasach obraz jest jedną z podstaw komunikacji, z tego względu istotnym elementem wyposażenia sali konferencyjnej jest niezawodny sprzęt multimedialny np. projektor, który pozwoli na wyświetlanie prezentacji, slajdów czy wykresów. Warto pamiętać, że projektor biznesowy musi być znacznie wyższej klasy niż ten domowy czy przeznaczony do użytku szkolnego.

Podstawą projektora jest dobrej jakości lampa, która pozwoli na dłuższą pracę urządzenia. Żywotność lampy może być głównym kryterium wyboru urządzenia. Przy zakupie projektora multimedialnego warto zwrócić uwagę również na parametry takie jak kontrast i jasność. Dzięki kontrastowi widzimy różnicę pomiędzy najjaśniejszym a najciemniejszym elementem prezentacji, zbyt niski kontrast sprawia, że obraz jest niewyraźny. Również jasność projektora powinna być jak najwyższa, wówczas możliwe jest wyraźnie wyświetlanie slajdów nawet w niezacienionych pomieszczeniach.

Kolejną szalenie istotną kwestią jest rozdzielczość projektora, gdzie dla zastosowań biznesowych optymalna jest rozdzielczość FULL HD (1920/1200), pozwalająca rzucić obraz o powierzchni 500 cali, który z pewnością sprawdzi się nawet w dużych salach konferencyjnych.

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę podczas wybierania odpowiedniego sprzętu?

Popularnym rozwiązaniem jest podwieszany projektor, który zajmuje mniej miejsca i pozwoli lepiej zaaranżować przestrzeń. Dlatego polecamy sprawdzić czy dany projektor można łatwo zamontować np. na suficie. Praktycznym rozwiązaniem jest również bezprzewodowa łączność projektora z komputerem. W dzisiejszych czasach gdzie kable odchodzą w zapomnienie, bezprzewodowa łączność staje się standardem. Pozwala na to, by komputery o różnych gniazdach bezproblemowo łączyły się z projektorem, drukarką czy internetem. Nie ma nic bardziej przerażającego dla prelegenta jak niedziałający mikrofon lub brak możliwości przedstawienia wcześniej przygotowanej prezentacji. Dodatki takie jak pilot, wskaźnik laserowy, rozwijany ekran czy tablica interaktywna pozwolą maksymalnie wykorzystać możliwości urządzenia i znacznie uatrakcyjnią przekaz.

Nagłośnienie sali konferencyjnej

Nieodzownym elementem wyposażenia sali konferencyjnej jest nagłośnienie, które pozwala uczestnikom spotkania na swobodne dyskusje i rozmowy. Nagłośnienie jest uzależnione od wielkości sali. W przypadku mniejszych pomieszczeń dobrze sprawdzą się głośniki, które jedynie wzmocnią dźwięk komputera. W przypadku większych sal dobrym pomysłem będą profesjonalne systemy audio. Warto zainwestować w pomoc specjalistów przy konfiguracji sprzętu audio. Nawet najlepszej jakości głośniki, mikrofony czy wzmacniacze, źle zainstalowane mogą powodować sprzężenia, które z pewnością zirytują uczestników konferencji i szkoleń.

Krzesła w sali konferencyjnej

Kolejną bardzo ważną sprawą jest wybór odpowiednich krzeseł. Sala konferencyjna to miejsce w którym siedzi się po kilka godzin, warto zatem zadbać o to, by meble były wygodne. Na co zwrócić uwagę? Po pierwsze krzesła powinny być ergonomiczne, odpowiednio dostosowane do kręgosłupa. Mimo tego, że wydaje nam się, iż siedząc odpoczywamy, to niestety wielogodzinne siedzenie daje się naszemu kręgosłupowi mocno we znaki. Wybierzmy więc takie krzesła, które utrzymają prawidłową postawę i nie będą zbyt mocno obciążały kręgosłupa.

Twarde, plastikowe krzesła nie są zbyt dobrym pomysłem. Miejmy również na uwadze walory estetyczne takie jak kolor czy kształt, które będą pasowały do wystroju sali. Pamiętajmy, aby meble nie były zbyt ciężkie i masywne - powinny być łatwe do przeniesienia i ustawne.

Meble w sali konferencyjnej powinny być spójne pod względem designu. Nie ma nic bardziej estetycznie drażniącego niż każdy mebel czy krzesło pochodzące z innej bajki. Podczas wyboru krzeseł warto także zwrócić uwagę na materiał, z którego są wykonane. Pamiętajmy, że sala konferencyjna pełni także funkcję reprezentacyjną. Otarcia czy nieestetyczne plamy na jasnym obiciu wyglądają niedbale i niezbyt dobrze wpływają na wizerunek firmy.

Układ sali

W sali konferencyjnej kluczowa jest możliwość układu krzeseł oraz stołów. Najpopularniejszym układem w kameralnych salach jest tzw. układ konferencyjny – czyli pośrodku sali stoi duży stół, dookoła którego ustawione są krzesła. Taki układ najlepiej sprawdza się podczas posiedzeń kadry zarządzającej czy negocjacjach biznesowych. Ustawienie to pozwala bowiem na kontakt „face to face”. Podobnym ustawieniem jest tzw. układ w podkowę, kształtem przypominającym literę U, który również pozwala na bezpośredni kontakt. Zwyczajowo w szczycie znajdują się miejsca dla gości specjalnych czy organizatorów.

Powszechny jest również układ teatralny. W tym przypadku krzesła ustawione są w rzędy, jedno za drugim. Taki układ świetnie sprawdza się przy konferencjach, pozwala bowiem swobodnie spoglądać na prezentowane materiały.

Ustawienie szkolne jest popularne na wydarzeniach o charakterze szkoleniowo-treningowym gdzie bezpośredni kontakt trenera z uczestnikami jest bardzo istotny i nie może być zbytnio ograniczony.

Warto pamiętać o tym, że ułożenie stołów w sali konferencyjnej powinno być uzależnione od organizowanego w niej spotkania. W tym przypadku nie możemy mówić o jednym, optymalnym ustawieniu stołów.

Organizując przestrzeń sali konferencyjnej pilnujmy, aby nie blokować wyjścia ewakuacyjnego czy wejścia do toalety. Zwróćmy też uwagę na rozmieszczenie źródeł prądu - ich niewłaściwe ułożenie może znacznie utrudnić spotkanie!

Urządzenie i wyposażenie sali konferencyjnej w pigułce

Po pierwsze - sala konferencyjna powinna być wyposażona w niezawodny sprzęt audio-wizualny, najczęściej projektor i nagłośnienie. Warto zwrócić uwagę na jakość sprzętu - kiepski projektor zepsuje całą prezentację, a szumiące głośniki będą zwieńczeniem porażki. Dobrze, gdy sprzęt multimedialny wyposażony jest w pilota i laserowy wskaźnik. Dużym udogodnieniem jest także ekran i tablica interaktywna - smart boardy.

Po drugie - wygodne meble. Spotkania biznesowe wiążą się z wielogodzinnym siedzeniem, warto sprawdzić czy krzesła są komfortowe i ergonomiczne.

Po trzecie - udogodnienia takie jak klimatyzacja, bezprzewodowe urządzenia i internet, dodatkowe kable czy dużo źródeł prądu. Takie drobiazgi z pewnością usprawnią spotkanie.

Po czwarte - układ sali. Warto pamiętać, że układ sali powinien być uzależniony od charakteru organizowanego spotkania - nie ma jednego uniwersalnego układu!

Wskazane elementy to absolutne minimum niezbędne do udanego spotkania biznesowego. Każdy Klient jest indywidualny, tak samo jak szkolenie. Starajmy się śledzić trendy i nowinki, a w szczególności dopasowujmy się do powszechnie dostępnej technologii.