26 11-2022

Wyjazd służbowy - pobyt w hotelu

W praktyce wiele firm decyduje się wysyłać członków swojego zespołu w podróż służbową czy delegację. Jest to doskonałe wyróżnienie dla pracowników, jednak w związku z nim pojawia się też szereg pytań odnośnie do tego, jak rozliczać diety, przejazdy czy pobyty w hotelach. W dzisiejszym artykule więc pragniemy napisać nieco więcej o formalnościach związanych z tym, jak wygląda służbowy pobyt w hotelu.

Zanim jednak przejdziemy do tego, polecamy Twojej uwadze jeden z naszych ostatnich artykułów - podróż służbowa a delegacja - w którym wskazaliśmy na różnice pomiędzy tymi zjawiskami. A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, jeśli chodzi o wyjazd służbowy do hotelu, to koniecznie zostań z nami. Mamy nadzieję, że w tym artykule znajdziesz odpowiedzi na każde z nurtujących Cię pytań. Zachęcamy do lektury!

Wyjazd służbowy - pobyt w hotelu

Pobyt służbowy w hotelu powinno się zaplanować przede wszystkim poprzez oparcie się na planie podróży. Chodzi bowiem o to, aby m.in. wybrać odpowiednią lokalizację, dzięki której możliwy będzie szybki i bezpieczny dojazd do danego miejsca pracy czy obiektu, w którym odbywa się ważne spotkanie. Warto też uwzględnić odległość od ważnych punktów komunikacyjnych, takich jak autostrady, lotniska czy dworce kolejowe.

Jeśli z kolei jedziesz samochodem, to koniecznie zwróć uwagę na to, czy hotel wyjazd służbowy dysponuje miejscami parkingowymi. Organizując wyjazd do hotelu służbowy dowiedz się więcej o danym obiekcie, m.in. analizując jego ofertę czy porównując ceny. Sprawdź też rodzaje hoteli, w rezultacie czego będziesz wiedział, który typ obiektu najlepiej jest wziąć pod uwagę. Pamiętaj też, że pobyt w hotelu służbowo wcale nie wyklucza np. korzystania z zaplecza SPA, gdzie zrelaksujesz się po pracy.

Czy można służbowo nocować w hotelu?

Pytanie o to, czy można służbowo nocować w hotelu, jest zadawane dość często - zarówno przez pracowników, jak i pracodawców. Pora więc odpowiednio wyjaśnić tę kwestię. Otóż tak, nocleg służbowy w hotelu jest jak najbardziej możliwy. Musisz jednak pamiętać, że o ile koszty wyżywiania są rozliczane ryczałtowo w postaci diety, o tyle wszelkie koszty, które ponosi się na noclegi w hotelach wymagają potwierdzenia w formie dowodu księgowego.

Oznacza to mniej więcej tyle, iż wyjazd służbowy hotel przedsiębiorca może rozliczyć dopiero wtedy, kiedy otrzyma fakturę albo rachunek związany z noclegiem i zaliczy go do kosztów podatkowych. To właśnie tak w dużym skrócie wygląda kwestia hotel pobyt służbowy. Jak widać, wcale nie jest to tak skomplikowana sprawa, jak mogłaby się wydawać na początku. Niemniej jednak to jeszcze nie wszystko, co musisz wiedzieć.

Nocleg służbowy w hotelu

Jeśli czeka Cię podróż służbowa to musisz dokładnie wiedzieć, na co się przygotować pod względem formalności, zbierania faktur czy innych dowodów zapłaty. Dodatkowo jeszcze nie tak dawno, bo podczas pandemii, dokładnie 19 marca 2021 wprowadzono w życie rozporządzenie, w którym określone zostały nowe ograniczenia i nakazy związane z wystąpieniem stanu epidemii. Stwierdzono wówczas, że aby konkretna usługa hotelarska - w tym nocleg - mogła być zrealizowana, konieczne jest spełnienie konkretnych warunków.

W takiej sytuacji niezbędne jest to, aby pracodawca wystawił specjalny dokument albo by gość stworzył oświadczenie. Wokół tematu wyjazd służbowy do hotelu oświadczenie zdążyło już wyrosnąć wiele mitów, z którymi za chwilę się rozprawimy, abyś uniknął wszelkich niepotrzebnych stresów.

Wyjazd służbowy do hotelu - oświadczenie

Żeby w praktyce świadczenie usług hotelarskich przez konkretny obiekt zostało uznane za dopuszczalne, konieczne jest to, aby wybrany hotel otrzymał od gościa specjalne świadczenie, w którym zawarta zostanie informacja o tym, że pobyt ma bezpośredni związek z czynnościami zawodowymi albo służbowymi. Ważne jest to, że oświadczenie wyjazd służbowy hotel może być pobrane przez obiekt nawet podczas rezerwacji albo dopiero podczas meldunku. Wiele zależy tutaj od indywidualnych praktyk stosowanych w obiekcie.

Jeśli chodzi o pobyt służbowy w hotelu oświadczenie, to naprawdę nie ma w tym zakresie nic skomplikowanego. Można więc traktować ten zapis w rozporządzeniu jako kolejną formalność, którą po prostu należy wypełnić, kiedy ogłoszony jest stan epidemii. Mamy nadzieję, że już teraz nie będziesz miał kłopotu z wyjaśnieniem pracownikom, jak ma się hotel służbowo do planowanej delegacji lub podróży służbowej.