17 05-2022

Scenariusz eventu - co to, przykładowy scenariusz

Przy okazji ostatniego artykułu, w którym wyjaśniliśmy, kim jest konferansjer, kilkukrotnie podkreślaliśmy, że bardzo ważne narzędzie w jego pracy stanowi scenariusz. Tego typu dokument jest niezwykle istotny także w przypadku organizacji absolutnie każdego przedsięwzięcia. Tak jak scenariusz filmowy dokładnie zawiera plan akcji i wszelkie informacje techniczne, tak też scenariusz eventu ułatwia pracę całemu zespołowi.

Organizacja eventów bez konkretnego, odpowiedniego planu najprawdopodobniej nie przyniosłaby spektakularnych rezultatów, a goście zamiast czuć się komfortowo, byliby przytłoczeni wszechobecnym chaosem. Podczas tworzenia jakiegokolwiek przedsięwzięcia musisz zatem pamiętać o napisaniu scenariusza. W tym tekście dokładnie wytłumaczymy, czym jest scenariusz eventu. Wskażemy także, z jakich elementów musi się on składać oraz podamy kilka praktycznych wskazówek odnośnie do tego, jak powinien wyglądać scenariusz eventu.

Jak stworzyć dobry scenariusz eventu?

Napisanie dobrego scenariusza eventu jest bardzo istotne, bowiem to na nim w głównej mierze oparte będzie całe przedsięwzięcie. Ów dokument musi więc zostać dopracowany niemal w najmniejszym detalu, aby możliwie najbardziej zminimalizować konieczność improwizacji.

W związku z powyższym pojawia się pytanie, czy stworzenie dobrego scenariusza eventu jest łatwym zadaniem. Cóż - i tak, i nie. Wszystko zależy od Twojego doświadczenia, lekkiego pióra, kreatywności oraz umiejętności zarządzania czasem. Należy też mieć odpowiednio rozwiniętą wyobraźnię i analityczny umysł, aby początkowo w ogóle stworzyć sobie wizję całego eventu. Dla jednych zatem będzie to bardzo łatwe zadanie, dla innych - niekoniecznie. Pamiętaj jednak, że każdy kiedyś zaczynał, a praktyka czyni mistrza! Jeśli piszesz scenariusz eventu po raz pierwszy, to nie wahaj się prosić o pomoc bardziej doświadczonych osób, a wszelkie ewentualne niedociągnięcia potraktuj po prostu jako lekcję.

Scenariusz eventu - co to?

Każde wydarzenie musi mieć ściśle określony plan. Niezależnie czy jest to konferencja, szkolenie, bankiet, gala jubileuszowa czy kongres, to eventy te muszą się toczyć zgodnie z przeanalizowanymi wcześniej założeniami. I tak, jak np. agenda jest ustalonym planem konkretnego spotkania, tak scenariusz eventu tworzony jest w sposób zdecydowanie bardziej szczegółowy. Obejmuje on wszelkie działania, procedury, procesy, a także osoby i ramy czasowe, tworząc ścisły plan danego przedsięwzięcia.

Musisz jednak wiedzieć, że taki scenariusz składa się nie tylko z ogólnego planu spotkania, ale znajdują się z nim informacje odnośnie do zaplanowanego oświetlenia, nagłośnienia czy dekoracji. Oczywiście scenariusz eventu istotny jest także, jeśli chodzi o eventy online. Choć odbywają się one w sieci i - z pozoru - są zdecydowanie mniej wymagające pod względem organizacyjnym, to w ich przypadku również konieczne jest stworzenie scenariusza. Wielu specjalistów w zakresie organizacji wydarzeń mówi wprost, iż scenariusz jest nawet pewnego rodzaju koncepcją, która obejmuje wszystko to, co jest potrzebne do realizacji danego wydarzenia.

Przykładowy scenariusz eventu

Jeśli zastanawiasz się, jak powinien wyglądać scenariusz eventu, to musisz wiedzieć, że musi się w nim znaleźć głównie 5 konkretnych bloków tematycznych. Przykładowy scenariusz eventu zawsze w pierwszej kolejności powinien być skoncentrowany na celu imprezy. Należy dokładnie opisać, po co jest ona organizowana oraz jaki jest jej rodzaj. Przede wszystkim jest to pomocne dla całej ekipy pracującej podczas organizacji przedsięwzięcia. Planując wszelkie działania warto jest wracać do tego celu i sprawdzać, czy kolejne pomysły wciąż są tożsame z założeniami.

Kolejny punkt, którego nie możesz pominąć, to określenie profilu uczestników. To, jacy goście pojawią się na Twoim wydarzeniu, ma bardzo duży wpływ na całą organizację, a w rezultacie - na odbiór eventu. Trzeci punkt to ramy czasowe imprezy - bez tego też ani rusz. Tej kwestii zaleca się poświęcenie znacznie większych pokładów czasu, niż mogłoby się to wydawać. Konieczne jest np. zastanowienie się, które godziny przyciągną największą liczbę gości o konkretnym, wcześniej ustalonym profilu.

Każdy scenariusz eventu - przykład musi także zawierać informacje odnośnie do liczby oraz rodzaju atrakcji. Musisz wybrać najciekawsze rozwiązania oraz rozłożyć je w czasie w taki sposób, by na siebie nie nachodziły. Ostatnim ważnym elementem scenariusza jest określenie potrzeb uczestników. Oczywiście będą się one różniły w zależności od rodzaju przedsięwzięcia. Musisz jednak pamiętać, by podczas eventów nie brakowało czasu na posiłek, przerwę, dyskusję czy skorzystanie z ubikacji.

Scenariusz eventu - jak stworzyć?

Jak wynika z powyższej części artykułu, tworzenie scenariusza eventu wymaga odpowiednich zdolności analitycznych. Warto jest dokonać tego wraz ze współpracownikami, wspólnie dyskutując, a nawet wprowadzając tzw. burzę mózgów. Im więcej pojawi się głosów, tym lepiej. Pozwoli to wówczas przygotować się na niemal każdą okoliczność. Ponadto, zawsze warto jest też skorzystać z gotowych i sprawdzonych scenariuszów. Kto wie, może znajdziesz w nich coś na tyle inspirującego, czego Twoi goście nie zapomną przez długie lata. Polecamy wyszukać frazę: scenariusz eventu pdf i przejrzeć dostępne dokumenty. Zobaczysz, że w praktyce napisanie scenariusza na event nie jest aż tak karkołomnym zadaniem!