Savoir vivre w biznesie

Spotkanie biznesowe to ważne wydarzenie zarówno dla organizatorów, jak i dla gości. Warto więc przed nim zapoznać się z podstawowymi zasadami savoir vivre, które pozwolą na zachowanie odpowiedniej, służbowej atmosfery. W dzisiejszym artykule pragniemy przybliżyć najważniejsze zasady dobrego zachowania biznesowego, które pozwolą na uniknięcie tzw. wtopy. Etykieta biznesowa to zdecydowanie coś, czego można się nauczyć - wystarczy jedynie przestrzegać poniższych reguł.

Fot. Unsplash

Spotkanie biznesowe - zasady

Biznesowy savoir vivre to rozszerzenie zasad dobrego zachowania, które obowiązują nas na co dzień. Spotkania biznesowe rządzą się swoimi prawami, które należy jak najszybciej poznać. Przede wszystkim, cenną walutą w biznesie jest czas. Oznacza to, że wszelkie spóźnienia na spotkania są dużym nietaktem. Jadąc więc na zebranie, należy wyjechać zdecydowanie wcześniej, niż zwykle - każdy kierowca wie, że korki czy stłuczki po prostu się zdarzają w najmniej spodziewanych momentach. Fakt jest więc taki, że zdecydowanie lepiej pojawić się wcześniej na evencie, niż z opóźnieniem. Wiadomo jednak, że zdarzają się różne sytuacje losowe - jeśli więc przewidują Państwo spóźnienie, należy czym prędzej poinformować o tym rozmówców. Trzeba zrobić to telefonicznie - wiadomość sms to kiepskie rozwiązanie.

Fot. Unsplash

Etykieta spotkania biznesowego sporo miejsca poświęca też ubiorowi. Otóż goście biznesowi powinni być przede wszystkim eleganccy i schludni. Najważniejsze jest znalezienie złotego środka w całym dress codzie - by nie być ubranym zbyt “luźno”, ale i uniknąć typowo wieczorowych kreacji. Ubranie na spotkanie biznesowe musi być przede wszystkim umiarkowane, ale i przy tym stylowe. Panowie powinni zaopatrzyć się w koszulę, eleganckie spodnie, marynarkę i krawat. Panie z kolei mogą ubrać sukienkę w stonowanej kolorystyce lub koszulę, żakiet i spódnicę, ewentualnie spodnie. 

Fot. Unsplash

Zasady savoir vivre także jasno określają, jak powinno wyglądać przywitanie się gości. Otóż pierwszy powinien ukłonić się ten pracownik, który zajmuje niższe stanowisko, z kolei jednak rękę pierwsza wyciąga osoba ważniejsza w hierarchii. W tym przypadku nie działa znana powszechnie etykieta, mówiąca o tym, że kobiety powinno traktować się w szczególny sposób, m.in. kłaniając się przed nimi. Zachowania biznesowe pod tym względem nieco różnią się od powszechnie przyjętych zasad. Jeśli więc np. kobieta jest osobą ważniejszą w hierarchii, to zdecydowanie ona pierwsza wyciąga rękę w celu przywitania się.

Fot. Unsplash

Bolączką dzisiejszych czasów są oczywiście telefony komórkowe - używanie ich podczas eventów to bardzo duże faux pas. Absolutnie wykluczone jest esemesowanie podczas trwającego spotkania biznesowego, odbieranie połączeń czy jeszcze gorzej - scrollowanie mediów społecznościowych. Telefon przede wejściem do sali powinien być od razu wyciszony i wrzucony na dno aktówki/torebki.

Fot. Unsplash

Jeśli spotkanie biznesowe odbywa się np. w kawiarni czy restauracji, to warto zapamiętać, że w takim miejscu nie zdejmuje się marynarki. Serwetę z materiału należy rozłożyć na kolanach, a gdy zechcą Państwo skorzystać z toalety, serwetę trzeba odłożyć na poręcz krzesła lub na siedzisko - będzie to znak dla obsługi, że nie skończyli Państwo jeszcze posiłku. Jeśli zdarzy się tak, że upadną Państwu sztućce, pod żadnym pozorem nie powinno się po nie sięgać - wystarczy zawołać kelnera.

Savoir vivre biznesowy dużo uwagi poświęca także pożegnaniu i wręczeniu wizytówek. Otóż o taką można poprosić swojego rozmówcę tylko wtedy, gdy dostanie najpierw wizytówkę od Państwa. Należy także pamiętać, że nie powinno się prosić o wizytówkę osób wyższych w hierarchii - to duży nietakt.

Fot. Unsplash

Etykieta biznesowa obowiązuje od etapu planowania wydarzenia aż do jego końca. Zapraszając gości na wydarzenie, trzeba pamiętać o odpowiednim wyprzedzeniu oraz o profesjonalnych zaproszeniach na event. Mogą one przybierać różne formy, jednak co najważniejsze, nie powinny zawierać żadnych błędów - ani ortograficznych i gramatycznych, ani błędów w imieniu, nazwisku czy pełnionej przez potencjalnego gościa funkcji. W innej sytuacji osoba mogłaby się obrazić i zupełnie zignorować prośbę o spotkanie.

Jak prowadzić spotkanie biznesowe?

Podstawą zarówno komunikacji biznesowej, jak i umiejętnego prowadzenia spotkania jest spokojny i wyważony ton, profesjonalne słownictwo oraz okazywanie szacunku swoim rozmówcom. To także właściwe tytułowanie gości oraz umiejętność ich słuchania.

Fot. Unsplash

Należy pamiętać o tym, że bardzo duże znaczenie ma mowa ciała. Podstawą jest przyjmowanie otwartej postawy, uśmiech oraz ukazanie swojego zainteresowania pojawiającymi się w dyskusji wątkami. W biznesie niezwykle ważna jest także umiejętność jasnego formułowania wniosków. Kluczem do sukcesu jest również odpowiednie przygotowanie i stworzenie planu całego spotkania - takich ram, które sprawią, że wydarzenie nie będzie miało szansy wymknąć się spod kontroli. Osoba prowadząca spotkanie biznesowe to także pewnego rodzaju moderator, który sprawuje pieczę nad odpowiednim przebiegiem wydarzenia. Powinien delikatnie reagować on w sytuacji, gdy ktoś notorycznie przerywa drugiej osobie lub uniemożliwia jej wypowiedź. 

Fot. Unsplash

Jak można zauważyć, spotkania biznesowe otoczone są konkretnymi zasadami, które każdy przedsiębiorca czy klient powinien znać. Inaczej bardzo łatwo jest popełnić pewne błędy, które mogą niekorzystnie wpłynąć na całą relację biznesową, a co za tym idzie, także na dalszą współpracę. Savoir vivre w biznesie nie jest taki trudny, a jego znajomość z pewnością przełoży się na zacieśnienie relacji biznesowej.