04 07-2023

Sala konferencyjna - kluczowe wyposażenie

Na sukces konferencji lub szkolenia wpływa wiele czynników, między innymi: interesujący program, doświadczony konferansjer, profesjonalni prelegenci, trenerzy, ale również sama sala konferencyjna i jej wyposażenie. Wyobraź sobie, że jesteś uczestnikiem konferencji na którą czekasz od dawna. Podekscytowany przyjeżdżasz na miejsce i wchodzisz do sali pełnej ludzi. Siadasz w środkowym rzędzie i czekasz na rozpoczęcie wydarzenia.

Mija pierwsze 30 minut. W sali jest gorąco, prelegentowi mikrofon działa naprzemiennie - działa/nie działa, a dodatkowo ledwo widzisz wyświetlony obraz z projektora na ekranie. Prelegent prezentuje slajd z materiałem wideo, ale bez dźwięku - występują problemy techniczne. Ty zamiast skupiać się na wątku z prezentacji, jesteś widzem sztuki pod tytułem “złośliwość rzeczy martwych”. W międzyczasie zaczyna boleć Cię kręgosłup, ponieważ krzesło na którym siedzisz zachęca Cię raczej do pozycji stojącej niż siedzącej. Marzysz o przerwie i kawie, która długo wyczekiwana właśnie nadeszła. Wychodzisz z sali i wstępujesz w przestrzeń niezbyt przestronnego foyer w którym w jednym momencie pojawia się 200 osób. Dostępne są tylko 3 ekspresy do kawy, więc czekasz w długiej kolejce. Robi się tłoczno, a dodatkowo przerwa kończy się za 15 minut. Co zapamiętasz z takiej konferencji?

W poniższym artykule postaram się zarysować kilka ważnych obszarów wyposażenia sali konferencyjnej, które z punktu widzenia zarówno uczestnika, jak i organizatora są kluczowe, aby uniknąć podobnego negatywnego doświadczenia płynącego z powyższej historii.

Powstaje naturalne pytanie, jak wyposażyć salę konferencyjną, aby różnego rodzaju wpadki i niedociągnięcia się nie zdarzały. Zabezpieczenie się przed wszystkimi zagrożeniami raczej jest niemożliwe, aczkolwiek dobrze wyposażona sala konferencyjna z pewnością przyczyni się do podniesienia jakości organizowanej konferencji i zminimalizowania liczby przykrych sytuacji.

Wyszczególnione poniżej elementy wyposażenia sali konferencyjnej nie są uporządkowane według priorytetu. Wszystkie są ważne i składają się na całe doświadczenie uczestników podczas wydarzenia. Planując wyposażenie sali konferencyjnej w pierwszej kolejności powinieneś odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie wydarzenia chciałbyś, aby były w niej organizowane. Czy sala ma być możliwie najbardziej uniwersalna? A może nastawiasz się głównie na wydarzenia z live streamingiem lub konferencje międzynarodowe, które wymagają często tłumaczeń symultanicznych i w związku z tym potrzebujesz specjalnej przestrzeni dla tłumaczy. W niniejszym artykule skupię się głównie na wyposażeniu uniwersalnej, ale nowoczesnej sali konferencyjnych.

Wysokiej jakości projektor

Projektor jest jednym z najważniejszych urządzeń w sali konferencyjnej. Niestety dość często, nawet w nowych obiektach konferencyjnych, projektory są przeciętnej jakości, co skutkuje kilkoma ważnymi problemami. Obraz jest słabo widoczny z różnych miejsc na sali, prezentowany jest w niskiej rozdzielczości, ma za niski kontrast, a kolory są wyblakłe. We współczesnych prezentacjach wykorzystuje się wiele grafik, zdjęć i materiałów wideo, których jakość jest bardzo wysoka i równie dobrze powinny być one wyświetlane za pomocą projektora podczas pokazu. Wysokiej klasy projektory są dość drogie, aczkolwiek uważam, że naprawdę warto w nie zainwestować. Wielokrotnie doświadczyłem sytuacji w których prelegenci przygotowali piękne wizualnie slajdy, z żywymi kolorami, które były bardzo przyjemne w odbiorze na monitorze komputera. Natomiast po wyświetleniu przez projektor ich jakość drastycznie spadała. Nawet dochodziło do sytuacji w której kolory na wykresach i diagramach były trudne do rozróżnienia, co finalnie zaburzało uczestnikom konferencji interpretację prezentowanych przez prelegenta danych. Polecam zapoznać się z ofertą projektorów laserowych.

Przy wyborze projektora warto zwrócić uwagę również na jego łączność z innymi urządzeniami: przewodową i bezprzewodową. Prelegenci korzystają z różnych urządzeń i systemów, które są mniej lub bardziej ze sobą kompatybilne. Standardowym przykładem są urządzenia z systemami macOS i Windows. Prezentacje prelegentów przygotowane w jednym systemie mogą błędnie wyświetlać się na drugim. Stąd prelegenci często wymagają możliwości bezpośredniego podłączenia własnego urządzenia do projektora, aby poprawnie wyświetlić prezentację. Należy również pamiętać o różnych przejściówkach i nieco wyposażyć się w większą ich ilość i różnorodność.

Zdarza się, że sala konferencyjna ma inny niż prostokątny standardowy kształt lub posiada kolumny. Dobrym pomysłem jest zamontowanie projektorów z projekcją na boczne ekrany, co zdecydowanie poprawi odbiór konferencji jej uczestnikom. Przydatne są również interaktywne projektory, tablice oraz monitory. Uważam jednak, że wysokiej jakości projektor spełni większość wymagań organizatorów.

Interaktywny flipchart

Tradycyjny flipchart jest niezbędnym wyposażeniem praktycznie każdej sali szkoleniowej. Jest podstawowym narzędziem przekazywania i wymiany wiedzy podczas szkolenia. Sprawdza się w małych salach, gdzie kontakt trenera z uczestnikami jest dość bliski. Problem pojawia się, gdy pracujemy na dużej sali konferencyjnej ze znacznie szerszą publicznością. Wówczas wykorzystanie tradycyjnego flipchartu jest mało skuteczne. Uczestnicy z dalszych rzędów nie widzą treści narysowanych na papierowych blokach z takiego flipchartu. Rozwiązaniem jest interaktywny flipchart, który umożliwia dzielenie ekranu dla szerszej publiczności. Interaktywny flipchart można podłączyć do projektora w sali konferencyjnej i wyświetlić obraz na ekranie. Dodatkową jego ogromną zaletą jest możliwość zapisania wszystkich stworzonych podczas konferencji materiałów i rozesłania ich później uczestnikom. Szybkość i łatwość dzielenia się wiedzą jest bardzo ułatwiona. Rozwiązanie to nie należy do najtańszych, ale jest ogromnie przydatne i jestem przekonany, że wzbogaciłoby ono jakość konferencji.

Mikrofony i nagłośnienie

Istnieje branżowe powiedzenie, że ludzie wybaczą Ci słabej jakości obraz, ale słabej jakości dźwięku już nie. W pełni zgadzam się z tym stwierdzeniem. Z pewnością uczestniczyłeś choć raz w życiu w jakimś wydarzeniu w którym zdarzały się problemy technicznie z mikrofonami, dźwięk był niskiej jakości lub występowały sprzężenia. Piski, trzaski potrafią momentalnie zrujnować komfort akustyczny uczestników. Zdecydowanie rekomenduję skorzystanie z pomocy specjalistycznych firm do zaprojektowania i wdrożenia odpowiedniego systemu nagłośniania w sali konferencyjnej. Możliwości jest wiele i odpowiednia akustyka jest bardzo ważnym elementem wyposażenia sali konferencyjnej. Bezprzewodowe mikrofony są od lat standardem, a wybór konkretnych rodzajów mikrofonów determinowany jest charakterem konkretnego wydarzenia. Inwestując w cały system nagłośniania weź pod uwagę również łatwość podłączania do niego zewnętrznych urządzeń takich jak laptopy, telefony komórkowe lub rejestratory dźwięku. Istotny jest również przyjazny interface użytkownika i łatwość obsługi. Przy rozbudowanych systemach nagłośnienia wskazane jest, aby obiekt dysponował odpowiednim wsparciem technicznym podczas organizowany wydarzeń. Przypomnij sobie opisaną historię z początku artykułu, kiedy prelegent próbował zaprezentować uczestnikom konferencji materiał wideo z dźwiękiem, a finalnie pojawił się wyłącznie obraz - bez dźwięku. Co ogromnie obniżyło jakość całej prezentacji prelegenta. Błyskawiczne wsparcie techniczne byłoby wówczas na wagę złota.

Szybki, stabilny i sprawny Internet

Dostęp do Internetu w sali konferencyjnej jest dzisiaj raczej standardem. Pisząc o Internecie w danym obiekcie konferencyjnym mam z tyłu głowy co najmniej dwa jego aspekty. Z jednej strony myślę o szybkości i stałości łącza internetowego doprowadzonego do obiektu, a z drugiej rozprowadzenie tego Internetu już w samym obiekcie. Są to dwie bardzo ważne składowe dobrze funkcjonującego Internetu w sali konferencyjnej. Pisząc krótko, trzeba zadbać o to, aby doprowadzone łącze internetowe do obiektu miało największą możliwą przepustowość i było najbardziej stabilne - najlepiej światłowód. A z drugiej strony zainstalować i skonfigurować w obiekcie routery, switche i wzmacniacze sygnału tak, aby rozprowadzony Internet po obiekcie - pisząc kolokwialnie - nie zwalniał i nie tracił zasięgu w przypadku sieci bezprzewodowej. W wielu obiektach spotkałem się z sytuacją, w której prostymi rozwiązaniami można by było zdecydowanie poprawić ogólną jakość Internetu w sali konferencyjnej. Dobrą praktyką jest wydzielenie z sieci dedykowanego dostępu do Internetu wyłącznie na użytek centrum konferencyjnego, tak by pozostałe obciążenie sieci pochodzące z innej części obiektu nie ograniczało dostępu na potrzeby konferencji i szkoleń. Taki rozdział często jest potrzebny w obiektach hotelowych, gdzie goście hotelowi obciążają sieć prywatnym surfowaniem i tym samym spowalniają całą infrastrukturę Internetu w obiekcie.

Klimatyzacja

Odpowiednia temperatura w sali konferencyjnej odgrywa bardzo ważną rolę. Z pewnością zadasz pytanie, jaka temperatura jest właściwa i odpowiednia. Z doświadczenia wiem, że jest to bardzo subiektywne odczucie. Prywatne preferencje są różne, jedni lubią niższą temperaturę w pomieszczeniu np. 20 C, a inni wyższą np. 25 C. Temat właściwej temperatury jest sporny, aczkolwiek posiadając sprawny system klimatyzacji jesteś w stanie zarządzać temperaturą otoczenia tak, aby dostosować ją do większości. Brak klimatyzacji w sali konferencyjnej w ciepły dzień i przy dużej liczbie uczestników, potrafi być koszmarem. W nowoczesnych salach konferencyjnych klimatyzacja jest raczej standardem, aczkolwiek w wielu obiektach konferencyjnych nadal jej brakuje, w szczególności tych starszych od dawna nieremontowanych. Naprawdę warto w nią zainwestować.

Meble konferencyjne

Podstawowym wyposażeniem sal konferencyjnych są krzesła i stoły, które w zależności od charakteru konferencji mogą być ułożone najczęściej w podkowę, ustawienie szkolne lub teatralne. Inwestując w krzesła konferencyjne kieruj się przede wszystkim komfortem uczestników. Gwarantuję, że wygodne krzesła z pewnością zostaną zauważone i docenione. Weź również pod uwagę sposób ich przechowywania, tak aby można było je sztaplować, czyli układać jedno na drugim. W praktyce sprawdzą się stoły dwuosobowe, są najbardziej uniwersalne. Ciekawym rozwiązaniem są stoły z możliwością ułożenia blatu w pozycji pionowej, co zdecydowanie redukuje przestrzeń niezbędną do ich przechowywania. Jeśli Twoja sala konferencyjna nie posiada podestu, to warto wyposażyć ją w modułowy podest sceniczny, który umożliwia różną konfigurację. Nie zapomnij o estetycznym wizualnym aspekcie takiej sceny, ponieważ w jej kierunku patrzą wszyscy uczestnicy wydarzenia.

Oświetlenie

Oświetlenie bywa piętą achillesową wielu sal konferencyjnych. Uważam, że w sporej liczbie obiektów nie docenia się ważności właściwego oświetlenia. Wyobraź sobie światło, jakie występuje w gabinecie stomatologicznym. Wiem, przykład mrożący krew w żyłach. Czy byłoby przyjemnie zjeść romantyczną kolację przy takim świetle? Raczej nie. Truizmem jest stwierdzenie, że należy dopasować natężenie i barwę światła adekwatnie do okoliczności. Dzisiaj sale konferencyjne pełnią często rolę również sal bankietowych. W tym samym pomieszczeniu w ciągu dnia odbywa się konferencja, a wieczorem uroczysta kolacja z połączoną imprezą taneczną. Stąd kluczowe jest właściwe oświetlenie, które można dostosować odpowiednio do danego wydarzenia. Podstawą powinna być możliwość regulacji barwy oraz natężenia oświetlenia zarówno w części jak i całej sali. Tak, aby stworzyć unikatowe rozwiązania zaprojektowane dla danej konkretnej sali konferencyjnej. Oprócz aspektów funkcjonalnych oświetlenia warto zwrócić uwagę również na design źródła światła, czyli jego oprawę. Dobrze sprawdzają się różne połączenia oświetlenia LED oraz LED RGB. Pisząc o oświetleniu nie można nie wspomnieć o świetle dziennym, a dokładniej o dostępności światła dziennego w salach konferencyjnych. Czasami niektóre sale konferencyjne nie mają dostępu do światła dziennego i wówczas sztuczne oświetlenie jest jedynym możliwym. Niektórzy organizatorzy korzystają wyłącznie z sal konferencyjnych posiadających dostęp do światła dziennego.

Integralność

Na rynku istnieje coraz więcej możliwości zarządzania różnymi urządzeniami z poziomu jednej aplikacji. Zamiast posiadać oddzielne urządzenia sterujące do projektora, klimatyzacji czy interaktywnej tablicy, można korzystać z jednej aplikacji do zarządzania nimi wszystkimi. Daje to ogromny komfort i redukuje liczbę urządzeń sterujących. Podobne rozwiązania dostępne są np. w oświetleniu, gdzie można zdefiniować konkretne ustawienia tzw. scenerie świetlne - bez konieczności każdorazowego dostosowywania oświetlenia. Wdrożenie w sali konferencyjnej takich rozwiązań z pewnością będzie przydatne i pomocne.

Wideokonferencje i live streaming

W niniejszym artykule skupiam się na uniwersalnej sali konferencyjnej i subiektywnie definiuję ją jako salę mogącą pomieścić więcej niż 40 osób. Salę szkoleniową rozumiem jako salę o pojemności do 40 osób. Oczywiście warto zainwestować w sprzęt do obsługi wideokonferencji mniejszego spotkania do 40 osób. Natomiast większe wydarzenia odbywające się już w salach konferencyjnych, wymagają specjalistycznego sprzętu i obsługi technicznej. Jakościowe nagrywanie konferencji lub transmitowanie jej na żywo wymaga znacznie więcej sprzętu oraz obsługi technicznej. Jeśli chciałbyś wprowadzić w ofercie konferencyjnej usługę live streamingu lub wideorejestracji konferencji, to zachęcam do nawiązania współpracy z lokalną firmą specjalizującą się w tego typu usługach. Chyba, że planujesz głównie świadczyć takie usługi samodzielnie w obiekcie, wówczas będziesz musiał zbudować konkretną infrastrukturę.

Podsumowanie

Odpowiednio zaprojektowana, wyposażona i wypromowana sala konferencyjna z pewnością będzie wyróżniała Twój obiekt na tle konkurencji i dostarczy Ci sporego dochodu. Firmy szukają miejsc, które będą atrakcyjne wizualnie, lokalizacyjnie, ale również bardzo dobrze wyposażone. Sukces każdego wydarzenia jest wypadkową wielu działań. Nierozsądnym byłoby faworyzowanie jednego elementu wyposażenia, a jednocześnie zaniedbywanie innego. Jeśli zainwestujesz w najdroższy projektor, a Twoja sala konferencyjna nie będzie klimatyzowana i jakość nagłośnienia będzie mierna, to gwarantuję Ci, że ludzie skupią się bardziej na niedociągnięciach niż na cudownej jakości obrazu. Wszystkie elementy wyposażenia są istotne. Dzisiaj klient wymaga technologii, ponieważ na co dzień się nią posługuje i jest do niej przyzwyczajony. Prelegenci prześcigają się w uatrakcyjnieniu swoich prezentacji, zastanawiają się jak zaangażować uczestników oraz jak wykorzystać różne technologie do lepszego transferu wiedzy. Uczestnicy konferencji powinni mieć zapewnione komfortowe warunki, które pozwolą im na pełne skupie podczas wydarzenia. Wszystko co nie funkcjonuje poprawnie lub całkowicie nie działa, utrudnia cały ten proces. Zadowolenie wszystkich biorących udział w konferencji, jest gwarancją, że klienci będę do Ciebie wracali. Oczywiście wymienione przeze mnie obszary wyposażenia sali konferencyjnej nie są wszystkimi, które trzeba przemyśleć projektując nowoczesną salę konferencyjną. Mam jednak nadzieję, że choć trochę nakreśliłem kierunek, jaki warto wziąć pod uwagę.

Autor: Dariusz Ogrodnik, manager serwisu