Sala konferencyjna - ile m2 na osobę?

Organizacja konferencji, szkoleń i innych spotkań biznesowych to nie lada wyzwanie - szczególnie, gdy robi się to po raz pierwszy. Wówczas w głowie organizatorów pojawia się wiele pytań - mniej lub bardziej oczywistych. Dotyczą one kwestii związanych typowo z gośćmi oraz z obiektem biznesowym, w którym przedsięwzięcie się odbędzie. Można się zastanawiać, czy do obiektu przynależą parkingi, czy goście na pewno przybędą tak licznie, jak to zakładamy, czy sprzęt multimedialny na pewno okaże się taki niezawodny oraz... jak dużą salę konferencyjną wybrać, by goście czuli się w niej komfortowo. Na szczęście istnieją specjalne przeliczniki, które podpowiadają, ile m2 powinno przypadać na jedną osobę. W owym artykule przybliżymy tę kwestię, jednocześnie podając przykłady sal dostosowanych do różnych pod względem liczebności grup. Zapraszamy do lektury! 

Oczywiście wytyczne te sprawdzą się najlepiej w rzeczywistości bez pandemii :)

Fot. Unsplash

Sala konferencyjna normy

Doskonałym kołem ratunkowym dla organizatorów konferencji są ustalone normy, które jednoznacznie wskazują, jaka powinna być powierzchnia sali w stosunku do liczby gości. Standardy unijne przyjmują, że na jednego uczestnika powinny przypadać 2m2. Jest to najbardziej optymalna przestrzeń, która pozwala jednocześnie na poczucie swobody i komfortu, jak i grupowej atmosfery, która sprzyja integracji uczestników. 2m2 mogą dla wielu wydawać się zbyt dużą powierzchnią - jeśli więc organizowane przedsięwzięcie w żaden sposób nie wymaga ścisłego trzymania się standardów unijnych, to przestrzeń tę można nieco zmniejszyć, nawet do około 1,11 m2. Sale konferencyjne są przecież odpowiednio wentylowane, klimatyzowane i wietrzone, dlatego nie ma co obawiać się dyskomfortu wśród uczestników. Oczywiście wiele zależy od układu sali - wiadomo, że konfiguracja teatralna będzie się różnić od ustawienia w kształcie podkowy. Nadrzędną normą więc jest tu zdrowy rozsądek i wyobraźnia. Czasami warto zostawić nawet więcej wolnego miejsca między krzesłami, zamiast - kolokwialnie pisząc - usilnie próbować je upchnąć, żeby tylko zmieścić jak najwięcej osób.

Sala konferencyjna powierzchnia - jak dostosować

Początkowo muszą więc Państwo odpowiedzieć na pytanie - ilu gości się spodziewamy oraz jakie ustawienie krzeseł preferujemy. Od tego zależy powierzchnia najbardziej odpowiedniej sali - a wiadomo przecież, że mała sala konferencyjna znacząco różni się od dużej sali konferencyjnej, powstałej najczęściej jako tło kongresów, dużych konferencji czy wystawnych bankietów. Jak więc odpowiednio dostosować liczbę miejsc? Biorąc pod uwagę powyższe założenia i praktyki, na 10 osób w ustawieniu teatralnym powinno przypadać około 12 m2, w ustawieniu szkolnym - 18 m2, w podkowie - 25 m2 oraz w konfiguracji bankietowej - 30 m2. Jeśli zapraszają Państwo większą liczbę uczestników, to wystarczy ją odpowiednio dostosować wg owego schematu. Możemy podpowiedzieć, że przy 50 osobach będzie to 56 m2 w ustawieniu teatralnym, 86 m2 w konfiguracji szkolnej, 125 m2 w podkowie oraz 150 m2 w ustawieniu bankietowym. No dobrze, a jaka powinna być sala konferencyjna na 200 osób? Minimalna powierzchnia sali powinna wynosić 222 m2 w przypadku eventów w ustawieniu teatralnym, 342 m2 w ustawieniu szkolnym, 500 m2 w podkowie i 600 m2 w konfiguracji bankietowej.

Fot. Unsplash

Jaka powierzchnia sali na 100 osób?

Bardzo często szkolenia i konferencje organizowane są dla stu osób. Warto więc napisać, za jaką powierzchnią sali rozglądać się w przypadku takiego eventu. Otóż dla 100 osób odpowiednia będzie sala o 111 m2, gdy organizowane jest spotkanie w ustawieniu teatralnym, 171 m2 w ustawieniu szkolnym, 250 m2 w konfiguracji podkowy i 300 m2 jako bankiet. Przykładowo, wydarzenie na 100 osób z powodzeniem zorganizować można w salach Airport Hotel Okęcie w Warszawie, w Rancho pod Bocianem pod Warszawą, w Maltańskim Centrum Szkoleniowo-Konferencyjnym w Poznaniu oraz wielu innych obiektach, które znajdą Państwo na naszej stronie.

Sala konferencyjna na 1000 osób

Wiemy już, jakie wymiary powinna mieć mała i średnia sala konferencyjna, a teraz przybliżmy kwestię znacznie większych pomieszczeń. Jeśli organizują Państwo event na 1000 osób, to potrzebne będzie naprawdę spore pomieszczenie - na szczęście w obiektach i takich nie brakuje! 1000 gości z powodzeniem można pomieścić w sali o 1107 m2 powierzchni w ustawieniu teatralnym, o 1709 m2 w przypadku ustawienia szkolnego, 2500 m2 w podkowie i o 3000 m2 w konfiguracji bankietowej. Tak przestronne sale znajdują się m.in. na PGE Narodowym w Warszawie, w Restauracji Nad Potokiem w Gdańsku, w 4-gwiazdkowym Hotelu Bania Thermal & Ski w Białce Tatrzańskiej czy w wyjątkowym, 4-gwiazdkowym Hotelu ZAMEK RYN

Fot. Unsplash

Jak można zauważyć, wybór odpowiedniej powierzchni sali konferencyjnej względem liczby uczestników nie jest wcale taki skomplikowany. Należy więc pamiętać o tym powszechnie przyjętym schemacie - z pewnością przełoży się on na zadowolenie gości, którzy podczas całego przedsięwzięcia będą się czuli po prostu komfortowo.  Dodatkowo jednak nie można zapomnieć, że często w salach konferencyjnych umieszcza się bufety kawowe oraz wieszaki na ubrania. One, jak i sprzęty multimedialne (takie jak chociażby flipcharty i mównice) także zajmują sporo miejsca - trzeba więc uwzględnić je przy wyborze najbardziej odpowiedniej sali na organizację spotkań.