Przepis na udaną konferencję

Konferencje, spotkania biznesowe, szkolenia czy sympozja - mniej oficjalne lub bardziej, zawsze ich cel jest niezwykle ważny. Czasami jest to integracja grupy pracowniczej, czasem podpisanie ważnego kontraktu a także przeszkolenie i podniesienie kwalifikacji pracowników. Takie spotkanie nie powinno być przykrym obowiązkiem, ale swego rodzaju przyjemnością. Co więc zrobić, by tak było? Jaki jest sposób na udaną konferencję? 1. Idealne miejsce Miejsce, w którym odbywać się będzie konferencja, to nie tylko wnętrza, ale również sama lokalizacja obiektu. Może zamiast nowoczesnego, ale zatłoczonego centrum miasta wybrać wyjazd w góry, albo tereny Warmii i Mazur? Bardzo popularnym rozwiązaniem ostatnimi czasy jest przygotowanie takich spotkań nad morzem, dzięki czemu poza samym szkoleniem, nasi pracownicy odpocząć mogą w miejscach niecodziennych. To podnosi prestiż takiej konferencji, ale przede wszystkim - zadowolenie Gości. 2. Ciekawy obiekt Jeśli mamy już zaplanowane miejsce, miejscowość czy teren, w którym chcemy przeprowadzić konferencję zastanówmy się jakiego obiektu będziemy szukać. Jeśli konferencja będzie odbywać się daleko od miejsca zamieszkania, znajdźmy Hotel, który zapewni miejsca noclegowe i wyżywienie. Jeśli będziemy niewiele podróżować i znajdować się będziemy blisko firmy, wówczas wybierzmy taki obiekt, który zapewni rozrywkę, opcje dodatkowe, atrakcje i będzie integrował naszych pracowników. 3. Odpowiednio dobrana sala Niewątpliwie najważniejszy aspekt. Czy stawiać będziemy na nowoczesność, minimalizm, nieszablonowe wnętrza, czy raczej skupimy się na powadze i elegancji? Taki wybór jest bardzo istotny i wpływa na jakość i przebieg spotkania biznesowego. Jeśli ma być ono kreatywną burzą mózgów, niech pomieszczenie pobudza myśli, będzie ciekawe i jedyne w swoim rodzaju. Jeśli będziemy określać strategię firmy, przeprowadzać ważne szkolenie, bądź przyjmować szefów na konferencji - wówczas klasyczna elegancja, stonowane kolory i powaga sali mogą być bardzo korzystne. 4. Nowoczesność wyposażenia Podczas sprawdzania ofert zainteresujmy się jakie wyposażenie zostanie nam udostępnione podczas naszego spotkania. Jeśli ważne jest dla nas, by projektory, flipcharty, wskaźniki były nowoczesne i posiadały wiele funkcji - wówczas rozejrzeć się trzeba za takim obiektem, który taki sprzęt nam zapewni. Jednak, gdy liczy się dla nas bardziej praca grupy, to może wystarczy jedynie tablica, markery i własne materiały? Aspekty multimedialne są ważne - ale zależne od rodzaju i charakteru konferencji. 5. Wielkość konferencji Niezwykle istotnym jest fakt, dla jak wielkiej grupy zamierzamy przygotować nasze spotkanie. Od tego zależy czy w poszukiwanym przez nas miejscu znajdziemy odpowiednio dużą salę. Dla firmowych spotkań, oficjalnych szkoleń warto zastanowić się nad dużymi, przestronnymi salami które zapewnią komfort ich przeprowadzania. Gdy stawiamy na kreatywność, pracę zespołową - wówczas kameralne sale i podział na mniejsze zespoły będzie idealnym rozwiązaniem. Wiele obiektów przygotowuje specjalne oferty dla konkretnych grup pracowniczych - nad tym też warto się rozejrzeć. Dobry menedżer zawsze bierze pod uwagę wszystkie aspekty konferencji którą będzie przeprowadzał. Wiele czynników zależy od tego jak bardzo nasi pracownicy będą zadowoleni i ile wyniosą ze spotkań, które dla nich przygotowujemy, dlatego planowanie, przygotowanie i odpowiednia organizacja jest taka ważna. Szczegółowe zapoznanie się z ofertą obiektów konferencyjnych to pierwsze i najważniejsze zadanie przygotowania idealnej konferencji.