16 04-2022

Potwierdzenie przybycia na spotkanie biznesowe - jak napisać?

W jednym z naszych ostatnich artykułów, który dotyczył tematu spotkania biznesowe - organizacja, po raz kolejny podkreśliliśmy, jak ważnym elementem jest zaproszenie na konferencję. Organizator każdego wydarzenia powinien bezwzględnie pamiętać o tym, by oficjalnie zaprosić gości. Niezależnie od tego, czy wybierze on tradycyjną, a więc papierową formę, czy mailową, to musi się tam też znaleźć zapisek związany z koniecznością potwierdzenia przybycia. To naprawdę bardzo ważne, ponieważ dzięki ostatecznej liczbie gości gospodarz będzie w stanie odpowiednio przygotować się m.in. pod kątem nakryć oraz ewentualnych prezentów. Ponadto brak informacji o obecności lub nie stanowi bardzo duży nietakt i jest wyrazem braku szacunku w stosunku do partnera biznesowego. Podobnie jest z udzieleniem takiej odpowiedzi, która nie jest jednoznaczna. I choć zdarzają się takie sytuacje, że czasami trudno jest jednoznacznie określić swoją potencjalna obecność, to jednak odkładanie tej kwestii niemal na ostatni dzień nie jest zbyt profesjonalne. Można więc śmiało stwierdzić, że potwierdzenie przybycia na spotkanie biznesowe stanowi niejako obowiązek każdej osoby, która otrzymała zaproszenie na konkretne spotkanie biznesowe lub inną imprezę okolicznościową.

Jak napisać potwierdzenie przybycia na spotkanie biznesowe?

Potwierdzenie przybycia na spotkanie jest istotne niezależnie od tego, gdzie i w jakich okolicznościach ma się odbyć dane przedsięwzięcie. Obojętnie czy gospodarz wynajął sale konferencyjne, czy może zarezerwował miejsce w restauracji na spotkanie biznesowe, musi wiedzieć, jakiej liczby gości się spodziewać. Wówczas obsługa danego lokalu będzie w stanie przygotować odpowiednią liczbę miejsc, a organizator zapewni dokładną liczbę gadżetów na event czy prezentów, aby dla nikogo nic nie zabrakło. Warto przy tym dodać, że potwierdzenie spotkania jest odpowiednim punktem zaczepienia dla zaproszonych gości, jeśli chodzi o zdobycie informacji odnośnie do wymaganego dress code'u. W sytuacji, gdy informacja o stroju nie znalazła się na zaproszeniu, koniecznie trzeba o to dopytać gospodarza. Potwierdzenie swojej obecności jest do tego bardzo dobrym momentem. Podczas spotkań biznesowych najczęściej obowiązują stroje wieczorowe albo stroje dzienne - oczywiście zależne jest to od wielu czynników. Musisz także pamiętać, aby w miejscu wydarzenia pojawić się odpowiednio wcześnie. Unikaj oczywiście spóźnień. Na miejscu najlepiej być około 15 minut przed oficjalnym rozpoczęciem spotkania.

Jak napisać potwierdzenie przybycia na spotkanie?

No dobrze, skoro wiemy już, jak ważne są kwestie formalne, to nasuwa się pytanie o to, jak napisać potwierdzenie przybycia na spotkanie. Zanim jednak na nie odpowiemy, musimy zaznaczyć, że podjęcie decyzji o uczestnictwie w danym wydarzeniu powinno nastąpić nie później, niż w ciągu tygodnia od momentu otrzymania zaproszenia. A co dokładnie musi się znaleźć w takim potwierdzeniu? Przede wszystkim należy w ogóle podziękować za zaproszenie, a następnie potwierdzić albo zaprzeczyć potencjalnej obecności. W przypadku braku możliwości uczestnictwa w spotkaniu biznesowym nie trzeba się jednak aż nadto tłumaczyć. Z grzeczności można jednak dodać, że przy następnej okazji z chęcią weźmie się udział w spotkaniu. Nieco inaczej wygląda sytuacja, kiedy to potwierdziliśmy swoją obecność, a w praktyce - chociażby ze względów losowych - jednak nie możemy wziąć udziału w spotkaniu. Wówczas konieczny jest szybki kontakt z gospodarzem, a także wysłanie listu lub drobnego upominku, np. w postaci kwiatów. Należy przy tym zaznaczyć, że nigdy nie powinno się odmawiać poprzez wiadomość SMS. Mamy nadzieję, że te wskazówki wiele rozjaśniły w kontekście tego, jak zachować się w odpowiedzi na otrzymane zaproszenie na spotkanie biznesowe.

Potwierdzenie przybycia na spotkanie - wzór

Niektóre zasady związane z organizacją spotkań biznesowych mogą szokować, inne z kolei są bardzo uzasadnione. Uważamy, że do tych drugich zdecydowanie należy konieczność potwierdzenia przybycia. Żeby jednak nie popełnić żadnej gafy, warto wskazać na dokładny zapis. Potwierdzenie spotkania biznesowego - wzór przykładowo może brzmieć:

Szanowna Pani/Szanowny Panie [dane gospodarza] pragnę serdecznie podziękować za zaproszenie na spotkanie biznesowe. Z wielką radością potwierdzam swoją obecność. Do zobaczenia!

Tak prezentuje się potwierdzenie przybycia na spotkanie - wzór, gdy obecność na danym wydarzeniu jest możliwa. W odwrotnej sytuacji jednak zapis może brzmieć:

Szanowana Pani/Szanowny Panie [dane gospodarza] dziękuje serdecznie za zaproszenie na spotkanie biznesowe. Z przykrości informuję jednak, że nie będę mógł w nim uczestniczyć. Jednocześnie mam nadzieję, że spotkamy się podczas kolejnej możliwej okazji.

Oczywiście wzory te należy traktować wyłącznie poglądowo - ich modyfikacja jest nie tylko możliwa, co nawet wskazana - by dostosować je do każdej jednostkowej sytuacji. Tego typu potwierdzenie można odesłać pocztą. Zalecany jest także wspomniany już wcześniej kontakt telefoniczny (ale nie SMS!) - wszystko oczywiście w zależności od relacji biznesowej.