Podróż służbowa

Niektóre stanowiska pracy wiążą się z częstymi wyjazdami służbowymi. Na brak podróży nie mogą narzekać dziennikarze i korespondenci, specjaliści ds. zakupów, przedstawiciele handlowi czy prelegenci konferencyjni. W dzisiejszym artykule pragniemy przybliżyć kwestię podróży służbowych. Napiszemy, na czym dokładnie one polegają i czym różnią się od delegacji. Jaki jest czas pracy podczas podróży służbowej? Kto zapewnia nocleg? Czym jechać - samochodem służbowym czy własnym? I jak to jest z zagranicznymi wyjazdami? Pytań związanych z tych tematem jest wiele i na większość z nich odpowiadamy poniżej.

Fot. Unsplash

Podróż służbowa a delegacja

Może najpierw ustalmy, czym dokładnie są te wyjazdy. Podróż służbowa - definicja mówi, że to wyjazd, który pracownik odbywa na polecenie pracodawcy w ramach wykonywanej pracy poza miejscowość, w której wykonuje swoje obowiązki na co dzień. Co ważne, podróże służbowe mają charakter incydentalny i tymczasowy. Sprawa ma się nieco inaczej, jeśli chodzi o oddelegowanie pracownika. Otóż to drugie zjawisko polega na zmianie miejsca świadczenia pracy, które wskazane zostało w umowie cywilnoprawnej. Wiemy już, jak wygląda delegacja a podróż służbowa, ale jeszcze zastanówmy się, jak ma się podróż służbowa - kodeks pracy. Otóż cechy takie wyjazdu wskazane zostały w art. 775 § 1 k.p. W przepisach tych jasno zostało określone, co przysługuje wyjeżdzającemu pracownikowi. Otóż po stronie pracodawcy jest pokrycie kosztów związanych z takim wyjazdem. W przypadku delegacji jest zupełnie inaczej - wówczas to pracownikowi nie należą się dodatkowe świadczenia.

Fot. Unsplash

Podróż służbowa a czas pracy

Okazuje się, że najbardziej skomplikowaną sprawą podczas podróży służbowych jest obliczenie czasu pracy. Wielu pracowników zastanawia się, czy np. dojazd do miejsca docelowego (oraz powrót) wlicza się do czasu pracy. Trudno jest inaczej odpowiedzieć na to pytanie, niż "to zależy". W praktyce bowiem wygląda to tak, że czas podróży służbowej zaliczany jest do czasu pracy pod warunkiem, że wpisuje się w harmonogram godzin pracy pracownika. Jeśli więc pracownik X pracuje w godzinach 8:00 - 16:00, a podróż odbył po godzinie 18:00, to najzwyczajniej czas tego przejazdu nie może zostać zaliczony do jego czasu pracy. Jeśli jednak okaże się, że podczas podróży służbowej miała miejsce praca w godzinach nadliczbowych, to wówczas po stronie pracodawcy stoi obowiązek zrekompensowania tego czasu - w postaci wynagrodzenia wraz z dodatkiem z tego tytułu, co określa art. 1511 Kodeksu Pracy, lub w postaci dni wolnych, które udzielone zostaną do końca okresu rozliczeniowego. Jak można zauważyć, podróż służbowa - czas pracy to nie taki łatwy orzech do zgryzienia.

Fot. Unsplash

Podróż służbowa hotel

Nie da się ukryć, że podróż służbowa wymaga odpowiedniego zaplanowania - także pod względem noclegu. Jeśli wyjazd taki ma trwać dłużej, niż kilka godzin, na przykład parę dni, to zdecydowanie należy też poszukać miejsca noclegowego. Przede wszystkim powinno ono być korzystnie zlokalizowane, aby codzienny dojazd do miejsca docelowego nie sprawiał żadnego kłopotu. Jeśli pracodawca wysyła swojego pracownika na konferencję, np. aby wziąć udział w TEDx (sprawdź, co to TEDx), to warto zorientować się, czy w obiekcie, w którym będzie miało miejsce to wydarzenie, oferowane są również miejsca noclegowe. W taki sposób zaoszczędzi się czas na dojazdy, a dla samego pracownika będzie to świetna okazja do integracji z innymi uczestnikami przedsięwzięcia. Co ważne, pracodawca z tytułu podróży służbowej pokrywa koszt zakwaterowania, wszelkich przejazdów i innych wydatków, które zostały odpowiednio udokumentowane.

Fot. Unsplash

Podróż służbowa zagraniczna

Niejednokrotnie zdarza się, że podróż służbowa zleceniobiorcy odbywa się za granicę. Co ważne, podróż służbowa może trwać maksymalnie 3 miesiące - jeśli czas ten jest dłuższy, to możemy już mówić o oddelegowaniu pracownika. Jeśli chodzi o miejsce zagranicznej podróży służbowej, to tak samo, jak w przypadku wyjazdów w kraju - określa je pracodawca. Analogicznie jest z dokumentacją i należnościami dla pracownika. Otóż może on liczyć na dietę, koszty przejazdów, koszty noclegów, posiłki oraz zwrot pozostałych udokumentowane wydatków. Nieco inaczej ma się kwestia momentu rozpoczęcia zagranicznej podróży służbowej. Otóż czas podróży zagranicznej liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju w przypadku komunikacji lądowej. Jeśli pracownik leci samolotem, to czas podróży liczy się od chwili jego startu z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju. 

Fot. Unsplash

Podróż służbowa prywatnym samochodem

Niektórzy pracownicy uważają, że słusznym wyborem jest podróż służbowa samochodem prywatnym, szczególnie gdy firma nie posiada aut firmowych. Należy jednak pamiętać, że przed rozpoczęciem takiego wyjazdu, trzeba uzyskać zezwolenie pracodawcy. Niezbędne jest bowiem podpisanie specjalnego porozumienia między stronami, według którego pracownik wykorzysta prywatny pojazd w celach służbowych, co będzie się wiązało z pewnymi skutkami podatkowymi i finansowymi dla obu stron. Podróż służbowa własnym samochodem jest trochę bardziej skomplikowana, niż podróż służbowa samochodem służbowym, ale jednak nie ma co się bać tych formalności - nie jest ich wcale tak dużo! Kończąc już ów artykuł, należy jeszcze zaznaczyć, że podróż służbowa przedsiębiorcy wygląda inaczej, niż podróż służbowa właściciela firmy. O ile w tym pierwszym przypadku za wszelkie kwestie organizacyjno-finansowe odpowiada właściciel firmy, o tyle gdy on sam wybiera się w podróż służbową, musi pamiętać, że poniesione podczas wyjazdu koszta zalicza do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, o ile oczywiście podróż ma wpływ na powstanie przychodu.

Fot. Unsplash

Mamy nadzieję, że tym artykułem rozwialiśmy wszelkie ewentualne wątpliwości dotyczące podróży służbowych. Już teraz wiesz, jak wygląda podróż służbowa a oddelegowanie - różnice, oraz masz świadomość tego, kiedy wyjazd się rozpoczyna. Nie pozostaje nam więc nic innego, jak życzyć owocnych pobytów!