Organizujesz Konferencję? 10 Wskazówek Dla rganizatorów

Kiedy jesteś odpowiedzialny/a za zorganizowanie konferencji spoczywa na Tobie duża odpowiedzialność. Ważne jest aby Twoja konferencja odniosła sukces nie tylko z biznesowego punktu widzenia. Wszyscy uczestnicy powinni odczuwać atmosferę profesjonalizmu, oraz wiedzieć, że dobrze zainwestowali pieniądze. Poniżej znajduje się 10 wskazówek, które sprawią, że Twoja konferencja odniesie sukces.

2. Zaproponuj bonusy dla osób, które wcześnie zapiszą się na konferencję. Przemyśl rabat cenowy lub jakiegoś rodzaju prezent. Dzięki temu dowiesz się ilu osób możesz się spodziewać na konferencji. Kolejnym dobrym pomysłem jest zaproponowanie zniżki dla osób, które wezmą ze sobą towarzysza.

3. Ustal główny motyw dla konferencji. Konferencja powinna mieć ciekawą i ekscytującą formę. Dobrze kiedy wyróżnia się ona na tle innych wydarzeń. Dlaczego ktoś powinien przyjść na Twoją konferencję? Co jest w niej unikalnego?

4. Zaplanuj dużą liczbę wydarzeń podczas konferencji. Każdy zdobywa wiedzę w inny sposób. Uczestnicy wyniosą więcej z konferencji jeśli będzie ona dopasowana do ich indywidualnych potrzeb.  Zaplanuj wykłady, warsztaty, dyskusje, czas na networking. Pamiętaj o zostawieniu odpowiedniej ilości czasu na relaks i swobodę.

5. Zachęć do uczestnictwa wysyłając harmonogram konferencji w odpowiednim czasie (najlepiej kilka tygodni przed wydarzeniem). Dzięki temu uczestnicy będą mogli lepiej przygotować się do poszczególnych etapów konferencji.

6. Upewnij się, że cały sprzęt audio wizualny działa. Pamiętaj żeby przetestować wszystkie urządzenia na kilka dni przed rozpoczęciem konferencji. W razie czego będzie czas na naprawienie ewentualnych usterek.

7. Pomóż uczestnikom nawiązać między sobą kontakt. Udostępnij im wcześniej listę partycypantów oraz zaplanuj sesje networkingowe.

8. Dokładnie przygotuj pierwszą i ostatnią sesję konferencji. Pierwsza sesja powinna być ekscytująca i budować pozytywne oczekiwanie wśród uczestników. Ostatnia sesja będzie miała duży wpływ na postrzeganie całości wydarzenia. Tutaj należy użyć dużej dozy kreatywności.

9. Po konferencji skontaktuj się z uczestnikami. Wyślij im listy z podziękowaniami. Zachęć ich do uczestnictwa w przyszłych wydarzeniach. Poproś ich o feedback, zapytaj co można by zrobić lepiej następnym razem.

10. Zawsze miej plan B. Przygotuj się na najgorsze. W swoich planach dobrze jest przeprowadzić analizę ryzyka. Kiedy pojawią się nieuniknione problemy, poradzisz sobie z nimi z łatwością.