13 04-2022

Organizacja spotkań biznesowych - jak robić to dobrze?

W zakres spotkań i imprez biznesowych wchodzi wiele wydarzeń. Na ich czele znajdują się m.in. konferencje, szkolenia, kongresy, targi oraz wystawy. Czy organizacja tych przedsięwzięć to kolokwialna bułka z masłem? Trudno odpowiedzieć inaczej, niż: to zależy. Specjaliści ds. organizacji eventów albo osoby takie jak event manager z pewnością odpowiedzą, że nie ma lepszego wyzwania aniżeli organizacja spotkań biznesowych. Niemniej jednak, jeśli ktoś podejmuje się tego zadania po raz pierwszy, to musi mieć świadomość, że organizacja spotkań jest dość wymagającym procesem.

To oczywiste, że każdy organizator chce stworzyć możliwie najlepsze wydarzenia, które zwieńczone będą sukcesem. W związku z tym warto się odpowiednio przygotować do tego zadania. Nasuwa się zatem pytanie, jak zorganizować spotkanie biznesowe. W tym artykule postaramy się udzielić odpowiedzi oraz podamy kilka praktycznych wskazówek odnośnie do tego, jak dobrze zorganizować spotkanie biznesowe.

Przede wszystkim musisz wiedzieć, że podstawą jest stworzenie dobrego planu. Szczególnie na początkowym etapie organizacji nie powinno być miejsca na przypadkowość i losowość. Jeśli dopiero się uczysz - korzystaj z wiedzy bardziej doświadczonych osób i naprawdę nie obawiaj się prosić o pomoc. Musisz pamiętać, że każdy kiedyś zaczynał, a korzystając z wiedzy innych oszczędzisz sobie czasu oraz nerwów. Jednocześnie też zwiększysz szansę na to, że Twój event będzie dopracowany w najmniejszym detalu. Bardzo ważna jest również współpraca i umiejętność delegowania zadań. Niezależnie od tego czy dane spotkanie biznesowe ma być kameralne, czy może znacznie większe, to na jednej osobie nie mogą spoczywać wszystkie obowiązki. W takiej sytuacji bardzo łatwo jest przeoczyć jakąś istotną kwestię. Nie jest tajemnicą, że działając zespołowo zdecydowanie można więcej osiągnąć. A skoro znamy już podstawy organizacji spotkań biznesowych, możemy przejść do konkretów!

Jak dobrze zorganizować spotkanie biznesowe?

Organizacja spotkań biznesowych od tej formalnej strony nie uda się bez ustalenia konkretnego terminu oraz oczywiście miejsca przedsięwzięcia. Tego typu imprezy mogą mieć miejsce m.in. w takich przestrzeniach jak sale konferencyjne albo pięciogwiazdkowe hotele na szkolenia. To jednak dopiero początek propozycji - jeśli jesteś miłośnikiem nietypowych rozwiązań, to może powinieneś wziąć pod uwagę pałace na spotkania biznesowe. Równie atrakcyjnym wyborem jest także spotkanie w restauracji. Organizacja spotkań na początkowym etapie wymaga ustalenia wielu konkretnych kwestii - tematu i motywu spotkania, wstępnej liczby gości, miejsca, terminu czy czasu trwania eventu.

Gdy to wszystko będzie już ustalone, konieczne jest oficjalne zaproszenie uczestników spotkania biznesowego (sprawdź, jak napisać zaproszenie na konferencję!). Bardzo ważne jest to, aby zaproszenie zostało wysłane około 2-3 tygodnie przed danym spotkaniem biznesowym - tak, aby potencjalny gość mógł się odpowiednio przygotować i zarezerwować czas. Powinieneś także pamiętać o czymś takim, jak potwierdzenie przybycia na spotkanie. To bardzo bezpieczne rozwiązanie, dzięki któremu będziesz dokładnie wiedział, jak się przygotować chociażby pod względem wyżywienia, upominków czy wystąpień. Organizacja spotkania biznesowego wymaga również kompleksowego podejścia. Musisz nie tylko zadbać o merytoryczną część przedsięwzięcia, ale również sprawić, by goście czuli się możliwie najbardziej komfortowo. W związku z tym zawsze warto jest zapytać potencjalnych gości, czy potrzebują miejsc noclegowych, parkingów, transferów z lotniska czy może posiadają jakieś inne, szczególne potrzeby. Tego rodzaju troska na pewno zostanie bardzo ciepło odebrana!

Jak zorganizować spotkanie biznesowe?

Biznesowe spotkania oczywiście nie odbędą się, jeśli nie zostanie przygotowany odpowiedni sprzęt multimedialny i audiowizualny. Musisz pamiętać o tym, by wybrana przez Ciebie sala konferencyjna lub szkoleniowa była dobrze ustawiona, gustownie zaaranżowana oraz oświetlona i nagłośniona tak, by goście wszystko widzieli i słyszeli. Z odpowiednim wyprzedzeniem musisz się zastanowić, jakie ustawienie sali Cię interesuje. Zdecydowanie najbardziej popularną konfiguracją jest układ teatralny, a także bankietowy, który - musimy przyznać - stanowi doskonały pomysł z kontekście obrad z partnerami biznesowymi. Musisz także poddać refleksji to, jakie sprzęty będą Ci potrzebne podczas organizowanego przedsięwzięcia. Najczęściej organizatorzy korzystają z projektorów, ekranów oraz flipchartów.

Bardzo istotnym krokiem, którego nie można pominąć podczas organizacji spotkań biznesowych, jest tzw. burza mózgów odnośnie do kwestii merytorycznych. Zespół, który zajmuje się realizacją danego eventu, musi wyróżniać się spójnymi celami i wartościami, które trzeba razem ustalić - tylko w takim przypadku możliwa będzie realizacja wszelkich założeń. Odpowiednie przygotowanie do spotkania biznesowego przekłada się też na to, że łatwiej jest dane spotkanie prowadzić, negocjować oraz budować konkretne relacje między przedstawicielami marek czy firm. Należy poznać swoich gości, dokładnie zapoznając się z ich dotychczasowymi działaniami. Istotne jest także to, by osoba prowadząca event była odporna na stres, komunikatywna oraz otwarta. Musi być nie tylko zaznajomiona z podejmowanym tematem, ale też na tyle sympatyczna, by przyjemnie się jej słuchało przynajmniej przez kilka godzin. Szukając odpowiedzi na pytanie o to, jak zorganizować spotkanie biznesowe, należy pamiętać o umiarze. Oczywiste jest to, że niemal każdy organizator chce w możliwie najkrótszym czasie osiągnąć założone cele. Nie zawsze jednak jest to możliwe. Pamiętaj zatem o ustalonym porządku rozmów, wzajemnym szacunku oraz przerwach pomiędzy rozmowami. Rozprostowanie kości oraz filiżanka kawy w przerwie z pewnością każdemu się przyda!