Konferencyjne ABC

W ostatnich latach niezwykle popularne stały się spotkania tematyczne, na których specjaliści z danej dziedziny mają okazję wymienić się poglądami. Konferencja przyciąga nie tylko naukowców i autorytety, ale przede wszystkim "publiczność" - osoby, które interesują się daną tematyką i pragną rozwijać swoje zainteresowania. Konferencja daje również możliwość skonfrontowania swoich poglądów z najnowszymi badaniami naukowymi. Zorganizowanie profesjonalnej konferencji wymaga dużego zaangażowania i szeregu działań, które mają przynieść spotkaniu sukces. Jego przebieg musi być starannie zaplanowany, a każda część zapięta na ostatni guzik. Na szczęście obowiązuje tu kilka podstawowych zasad, które pozwolą organizatorom nie pogubić się w ferworze przygotowań.

Temat połową sukcesu

Podstawą organizacji konferencji musi być jasno sprecyzowany tytuł. Nie możemy pozwolić sobie na sytuację, w której uczestnicy przychodząc czują się rozczarowali, bo po tytule konferecji oczekiwali czego innego. Tytuł musi ściśle korespondować z tematyką, jaka na konferencji będzie poruszana. Stawiamy przed sobą cele, do kogo adresujemy konferencję i co chcemy przez nią osiągnąć.

Goście

Teraz czas na zaproszenie prelegentów. Wiemy już, jaka tematyka będzie poruszana na spotkaniu, więc kolejnym krokiem będzie dobór odpowiednich osób, które podzielą się z uczestnikami swoją wiedzą na dany temat. Najlepiej jeśli występować będą autorytety z danej dziedziny, wtedy będziemy mieli pewność, że pbuliczność nie będzie zawiedziona poziomem merytorycznym, a także prelegenci między sobą będą mogli wymienić się doświadczeniami.

Zarządzanie budżetem

Pieniądze prawie nigdy nie są łatwym tematem. Jeśli mowa o organizacji konferencji również. Przy ustalaniu wydatków musimy wziąć pod uwagę koszty stałe i zmienne. Stałe to: wynajęcie sali konferencyjnej, wyposażenie konferencyjne, zaproszenia, koszty logistyki i obsługi, ubezpieczenia. Natomiast koszty zmienne zależą od ilości uczestników, gdyż nie możemy być pewni ich ilości. Należą do nich: koszty materiałów drukowanych dla delegatów, noclegi i wyżywienie. Koniecznością jest jednak zachowanie pewnej ilości pieniądze w razie sytuacji nieprzewidzianych np. kwiaty, nadgodziny ekipy przygotowującej konferencję, dodatkowy catering, nieprzewidziane koszty logistyczne. Z tak przygotowanym planem ustalamy formę płatności oraz jej czas, a następnie przygotowujemy kosztorys wstępny.

Czas i miejsce

Sprawą, od której w znacznej mierze zależy powodzenie konferencji jest wybór jej miejsca oraz czasu. Tu niezbędne będzie dokonanie przybliżonych rachunkó liczby uczestników, by do tego dopasować wielkość, ilość i wyposażenie sal konferencyjnych. Aby wywrzeć dobre wrażenie powinniśmy zwrócić uwagę na standard obiektu konferencyjnego, możliwości dojazdu,  oraz zaplecze konferencyjne. Termin spotkania musi uwzględniać dyspozycyjność uczestników, a także wolne miejsca w interesującym nas obiekcie. Warto zwrócić uwagę na terminy, kiedy obiekt konferencyjny nie jest szczególnie oblegany, mamy wtedy większą możliwość negocjacji cen.

Reklama konferencji

Większość ludzi jest wzrokowcami, dlatego powinniśmy zadbać, aby nasza konferencja zapadła w pamięci uczestników. Przygotowanie loga, plakatów i strony www to kolejny krok. Strona internetowa musi być przejrzysta i dostarczać wszystkich niezbędnych informacji. Plakaty powinny być rozwieszone w strategicznych miejscach, związanych z tematem konferencji.

Zaproszenia

Jeśli zależy nam na uczestnictwie konkretnych osób ważną rzeczą będzie wysłanie im zaproszeń. Plakaty będą kierowane do wszystkich zainteresowanych konferencją.

Pamiętajmy, że od powodzenia konferencji w znacznej mierze zależy, jak się do niej przygotujemy. Warto więc włożyć w to wiele wysiłku, aby efekty były zadowalające dla wszystkich.