Jaki catering wybrać na konferencję?

Przygotowanie szkolenia lub konferencji dla kilkudziesięciu lub kilkuset osób to spore wyzwanie dla każdego organizatora. Najważniejsza jest umiejętność skoordynowania działań, tak by każdy element był w stu procentach dopracowany. Jedną z kluczowych kwestii jest catering. Trudno sobie bowiem wyobrazić jakiekolwiek dłuższe spotkanie bez przerwy na kawę lub posiłek. Poniżej przedstawiamy ważne aspekty, na które należy zwrócić uwagę podczas wyboru firmy cateringowej. 

Wybór firmy cateringowej powinien być przemyślany

Na rynku dostępnych jest wiele firm cateringowych oferujących swoje usługi. Wybór jest ogromny szczególnie w większych miastach, takich jak Poznań czy Warszawa. Jedzenie ma uświetnić organizowane przez nas wydarzenie, dlatego wybór odpowiedniego dostawcy nie może być pochopną decyzją. Warto wybrać firmę cateringową, która ma już ugruntowaną pozycję na rynku i doświadczenie w branży. W tym celu pomocne będą również opinie tych, którzy z jej usług już skorzystali. 

Wysoka jakość składników

Produkty, którymi częstujemy gości muszą być przede wszystkim świeże. Nie możemy sobie pozwolić na to, by składniki były niskiej jakości, dlatego że wówczas w pamięci zaproszonych pozostanie duży niesmak i nie będą miło wspominać wydarzenia. Szczególną uwagę na świeżość produktów należy zwrócić uwagę wtedy, gdy serwujemy gościom potrawy z surowego mięsa, owoców morza lub ryb. W trosce o naturalny smak dań, w umowie z firmą cateringową można zawrzeć zapis o niestosowaniu niebezpiecznych zagęstników, takich jak glutaminian sodu czy soja. Dzięki temu unikniemy nieprzyjemnych sytuacji.

Dodatkowo profesjonalne firmy cateringowe wyrażają zgodę na to, by przed złożeniem zamówienia przyjrzeć się pracy kucharzy i skontrolować warunki, w jakich jedzenia są przygotowywane. Kiedy wybieramy jedzenie przygotowywane w hotelach***** to raczej nie mamy się czym martwić, ponieważ zwykle obiekty te słyną z dobrej kuchni oraz z tego, że dbają o to, by wykorzystywane przez nich składniki były wysokiej jakości. Jednak nadmiernej ostrożności nigdy za wiele. 

Czy można kierować się ceną? 

Cena ma znaczenie, ale nie jest najważniejszym czynnikiem, pod wpływem którego powinniśmy dokonywać decyzji związanej z wyborem cateringu. Niekiedy wysoka cena nie idzie w parze z jakością usług, a to właśnie na tym powinno zależeć nam najbardziej. Mimo to należy sobie uświadomić, że najlepszej jakości składniki nie należą do najtańszych, a zapraszając gości na szkolenie lub konferencję nie możemy oszczędzać na jedzeniu, ponieważ możemy się narazić na niepochlebne opinie. 

Profesjonalna obsługa też ma znaczenie

Jeżeli zamówione przez nas jedzenie jest dobre to znaczy, że osiągnęliśmy już połowę sukcesu. Całkowite powodzenie zapewni nam profesjonalna obsługa kelnerska, na której również nie powinniśmy oszczędzać. Zbyt mała liczba kelnerów nie będzie w stanie obsłużyć wszystkich gości, co narazi nas na negatywne opinie zaproszonych gości. Ułatwieniem jest to, że wiele firm cateringowych wraz z jedzeniem zapewnia również obsługę, dzięki czemu poszukiwaniem odpowiednich kelnerów nie musimy się już martwić. 

Typ spotkania i liczba gości

Przy wyborze odpowiedniej opcji cateringowej, warto wziąć pod uwagę miejsce spotkania. Niejednokrotnie zdarza się tak, że obiekt konferencyjny, w którym organizujemy spotkanie, oferuje własny catering już przy rezerwacji pomieszczenia. Jest to dość wygodna opcja, dlatego warto zapoznać się z ofertą. Jeżeli natomiast zależy nam, by jedzenie było dostarczone przez inną firmę, to należy się zorientować, czy właściciele zezwalają na taką opcję. 

Nie bez znaczenia jest również liczba gości, która weźmie udział w wydarzeniu oraz czas trwania spotkania. Jeżeli jest ono krótkie, to możemy zorganizować przerwę koktajlową, podczas której na stole znajdują się napoje i jedzenie pokrojone na niewielkie kawałki, co znacznie ułatwia nakładanie ich na talerz. Podczas przerwy koktajlowej goście obsługują się samodzielnie. 

Kolejną możliwością jest przerwa bufetowa, podczas której goście zasiadają już do zastawionego stołu. Z pewnością jest to opcja wygodniejsza dla uczestników. Takie rozwiązanie świetnie sprawdzi się na konferencjach, w których udział bierze mniej niż 50 gości. Zarówno w przypadku przerwy koktajlowej, jak i bufetowej, organizatorzy mogą użyć plastikowej zastawy, która zmniejsza ogólny koszt. Bardziej elegancko będzie jednak, gdy skorzystamy z zastawy tradycyjnej. 

Podczas kilkugodzinnego spotkania można zaplanować również kilka przerw kawowych, podczas których na stołach znajdzie się ciepła kawa, herbata oraz ciastka. Jest to najbardziej popularna opcja stosowana przez organizatorów, ponieważ nie wymaga angażowania firmy cateringowej oraz profesjonalnej obsługi kelnerskiej.

Jeżeli szkolenie i konferencja potrwa dłużej niż kilka godzin, warto zadbać o pełny lunch dla uczestników. To najbardziej formalna opcja cateringowa, którą zwykle serwuje się w porze obiadowej. Lunch składa się zazwyczaj z kilku dań, a goście są obsługiwani przez kelnerów. Nie możemy zapominać, że menu musi być dostosowane potrzeb i oczekiwań uczestników - należy uwzględnić również dania wegetariańskie, by osoby, które nie jedzą mięsnych potraw, również mogły skosztować któregoś z dań.

Catering to jeden z kluczowych aspektów, decydujących o powodzeniu konferencji. Nie należy oszczędzać czasu ani pieniędzy, by odpowiednio go zorganizować.