Jak urządzić salę na konferencję?

Odpowiednie urządzenie sali konferencyjnej to - wbrew pozorom - nie taka prosta sprawa. Zadanie to wymaga odpowiedniego przygotowania, znajomości trendów, ale także wiedzy nt. funkcjonalności. Sale konferencyjna i inne pomieszczenia biurowe powinny być przede wszystkim przestronne, odpowiednio wyposażone oraz stylowo zaaranżowane. Istotne jest oświetlenie, meble, sprzęty multimedialne oraz wszystkie inne udogodnienia. Dobrze przygotowana sala biznesowa to jednocześnie zadowoleni goście, którzy z chęcią będą wracać do obiektu. Z tego artykułu dowiedzą się Państwo, jak urządzić salę konferencyjną, by wywierała ona pozytywne wrażenie na gościach.

Fot. Unsplash

Sala konferencyjna - co powinna zawierać

Dobrze urządzona sala konferencyjna to taka przestrzeń, która sprzyja wielogodzinnym spotkaniom biznesowym - jej atmosfera sprawia, że nawet najbardziej wymagający klienci czują się po prostu dobrze. Podstawą jest oczywiście dostosowanie liczby miejsc siedzących do wymiarów sali. Każdy gość musi czuć się swobodnie, bezpiecznie i komfortowo. W związku z tym, należy zadać sobie pytanie, w jakiej konfiguracji chcą Państwo tę salę zaaranżować - do wyboru jest układ teatralny, szkolny, podkowa albo ustawienie bankietowe. M.in. od tego właśnie uzależniona jest liczba miejsc. Oczywistym powinno być także zapewnienie odpowiedniego oświetlenia w sali konferencyjnej. Nawet jeśli do pomieszczenia wpada sporo światła dziennego, to i tak należy wspomóc się profesjonalnym oświetleniem. Skupieniu i koncentracji sprzyja światło białe i to właśnie ono dedykowane jest do sal biznesowych. Powinno się unikać żółtego światła, które lepiej sprawdza się podczas wypoczynku. Równie ważne jest nagłośnienie sali konferencyjnej - dobra akustyka to absolutna podstawa. W dużej sali konferencyjnej niezbędny jest system nagłośnieniowy z kolumnami, głośnikami oraz oczywiście mikrofonami. Szczególnie warto zaopatrzyć się w mikrofony bezprzewodowe - są one zdecydowanie bardziej wygodne. W pomieszczeniu np. nie może być słyszalne echo - to bardzo dekoncentruje i drażni gości. Zadbanie o tę sferę audiowizualną z pewnością wysoko zaprocentuje. Dodatkowo, coraz więcej obiektów decyduje się na wprowadzenie pewnych nowinek technologicznych do swoich sal. Przykładem jest m.in. mapping 3D, który zdecydowanie jest jednym z najbardziej wyjątkowych efektów wizualnych. Świetnie sprawdzi się on podczas prezentacji nowych produktów, otwarć, ale i kongresów, konferencji, szkoleń oraz wykładów.

Fot. Unsplash

A teraz coś, co jest bardzo dużą zagwozdką właścicieli obiektów - wybór mebli do sali konferencyjnej. Na pewno muszą być one wysokiej jakości oraz w dość uniwersalnym stylu. Jednak jak wiadomo, wszystko zależy od charakteru obiektu. Nie będzie zaskoczeniem, gdy napiszemy, że do pałacowych wnętrz nowoczesne meble mogą nie pasować. I odwrotnie - ludwikowskie stoły także nie będą współgrały z nowoczesną salą. Ważne jest więc, by zarówno stół do sali konferencyjnej, jak i krzesła, były dobrane do charakteru obiektu. Inaczej zyskają Państwo nie do końca atrakcyjne pomieszczenie, pełne niepasujących do siebie elementów. Rada więc brzmi: meble do sali konferencyjnej muszą być przede wszystkim wysokiej jakości, funkcjonalne oraz dopasowane do charakteru pomieszczenia. Do mebli w sali konferencyjnej najczęściej zaliczane są: krzesła, stoły, biurka, mównice a także wieszaki lub szafy na odzież wierzchnią.

Fot. Unsplash

Często jest tak, że jak już wybiorą Państwo stół do sali konferencyjnej, to pojawia się pytanie czy dobrać do niego krzesła, czy może jednak fotele. Te pierwsze cieszą się zdecydowanie większą popularnością, jednak fotele do sali konferencyjnej wcale nie są złym pomysłem. Co prawda zajmują więcej miejsca, niż krzesła, ale są bardzo wygodne. I tutaj znów wszystko zależy od charakteru sali. Fotele doskonale sprawdzą się w kameralnych, nowoczesnych salach biznesowych na wzór gabinetów. Krzesło w sali konferencyjnej to z kolei odpowiedni wybór, gdy pomieszczenie jest duże i zależy nam na zaproszeniu jak największej liczby osób. Wiąże się to również w funkcjonalnością - otóż zakupić można specjalne krzesła, które mają pulpity. To świetne i wygodne rozwiązanie. Pulpity są na tyle stabilne, że goście bez problemu będą mogli tworzyć na nich notatki, a także postawią na nich laptopa czy kubek z kawą.

Sala konferencyjna - projekt

Przed rozpoczęciem aranżacji, warto stworzyć projekt sali konferencyjnej. W taki sposób można uniknąć błędów i zaprojektować taką przestrzeń, która będzie najbardziej odpowiednia. Projekt powinien uwzględnić wszystkie meble, sprzęty i dodatki, które planują Państwo zakupić. Taka wizualizacja pozwoli na ocenę słuszności niektórych wyborów. Sala biznesowa ma w zamyśle służyć przez wiele następnych lat - warto więc, by przemyślana została pod każdym możliwym względem. Polecamy stworzyć kilka projektów i ocenić, który z nich najbardziej się sprawdzi. Niejednokrotnie zastanawiają się Państwo np. nad sceną w sali konferencyjnej. Dlatego też dobrym pomysłem będzie stworzenie dwóch projektów - jeden ze sceną, drugi bez. Z pewnością pomoże to w dokonaniu właściwego wyboru. Profesjonalny projekt sali pomoże także uniknąć zakupu niepotrzebnych rzeczy, które być może zupełnie nie pasowałyby do finalnego charakteru pomieszczenia. Podczas projektowania sali konferencyjnej, wiele uwagi należy poświęcić gamie kolorystycznej, która będzie przeważała na ścianach. Jak powszechnie wiadomo - jest to kwestia gustu, jednak trzeba pamiętać o tym, by wybrane kolory nie były za bardzo intensywne, gdyż mogą męczyć oczy gości. W salach biznesowych raczej powinno się stawiać na neutralne odcienie (np. szarości, biele i beże), które - swoją drogą - zawsze będą w modzie. Odpowiednim wyborem są także kolory pastelowe, które aż tak nie wyczerpują wzroku. Jeśli jednak są Państwo fanami wyrazistych kolorów, to może warto zadbać o dodatki w takiej właśnie gamie.

Fot. Unsplash

Wyposażenie sali konferencyjnej

Sala konferencyjna musi być wyposażona w wysokiej jakości sprzęt multimedialny. Pod tym hasłem kryją się wszelkiego rodzaju projektory, ekrany, tablice multimedialne, flipcharty, zestawy nagłośnieniowe wraz z mikrofonami, systemy do zaciemniania sali, wskaźniki laserowe czy telewizory. Jednak wyposażenie sali konferencyjnej to także bezprzewodowa sieć Internetu, która jest absolutnym “must have” oraz oczywiście klimatyzacja, która pozwala na komfortową pracę o każdej porze roku - nawet podczas największych upałów. I choć zostało to już wcześniej opisane, to powtórzmy - podstawą jest zestaw nagłaśniający do sali konferencyjnej oraz specjalne oświetlenie. Bez niego nie możemy mówić o profesjonalnie urządzonym pomieszczeniu. W sali konferencyjnej powinien także znaleźć się zegar, który organizatorom pozwoli na monitorowanie czasu trwania całego przedsięwzięcia. W zależności od potrzeb, mogą się Państwo zaopatrzyć również w mównice oraz kabiny do tłumaczeń symultanicznych. Bardzo ciekawym akcentem są także elementy dekoracyjne w sali konferencyjnej. To właśnie one sprawiają, że pomieszczenie ma “to coś”. Dlatego też warto zastanowić się nad stylowymi zasłonami czy kwiatami. Dodatkowo, na rynku znajduje się wiele plakatów i obrazów do sali konferencyjnej. Należy jednak pamiętać, by były one stonowane, uniwersalne i w jakiś sposób powiązane z obiektem. Najczęściej są to obrazy przedstawiające miejscowość, w której mieści się sala, lub stolice największych państw na świecie. Warto w tym aspekcie postawić na minimalizm.

Fot. Unsplash

Wszystkie wyżej opisane aspekty mają ogromne znaczenie dla całokształtu sali konferencyjnej. Jeśli więc szykują Państwo takie pomieszczenie na wynajem, to należy sprawić, by było one dostosowane do aktualnych potrzeb klientów. Musi być przede wszystkim funkcjonalne, przestronne oraz odpowiednio wyposażone. Powyższe wskazówki z pewnością przełożą się na usprawnienie całego procesu przygotowawczego, a w rezultacie na powodzenie sali wśród klientów biznesowych. Podczas organizacji spotkań biznesowych - czy to konferencji, szkoleń, wykładów, sympozjów czy seminariów - sala odgrywa jedną z najważniejszych ról. Należy mieć ten fakt z tyłu głowy podczas urządzania sali na wydarzenia. Odpowiednia przestrzeń to już zdecydowanie połowa sukcesu!