24 01-2020

Jak urządzić piknik firmowy?

Okres zimowy trwa na razie w najlepsze – przynajmniej kalendarzowo – lecz nie znaczy to, że nie możemy nieco wybiec myślami w przyszłość. Do długich dni, ciepłych nocy, zabawy w plenerze. Nie tylko tej w ramach prywatnych imprez, ale również eventów firmowych, których różne formy cieszą się w ostatnich latach niesłabnącą popularnością. Wigilie, zorganizowane wyjazdy integracyjne, pikniki firmowe… my zajmiemy się dziś tym ostatnim wariantem, który – choć jest niewątpliwie dobrym pomysłem – może stanowić pewną logistyczną zagwostkę. Ale po kolei. Przede wszystkim – dlaczego warto?

Firmowe wydarzenia w luźnej formie wiążą się z naprawdę wieloma profitami, zarówno z perspektywy pracowników, jak i pracodawcy. Ich główną zaletą jest wpływ na budowanie dobrej atmosfery w firmie. Jeżeli w naszym miejscu pracy takowa już panuje, to wspaniale – tylko ją umocnimy. Co więcej, wspólna zabawa zwiększy poczucie lojalności i przywiązania naszych współpracowników do organizacji. Jeżeli natomiast nastroje w firmie nie sięgają szczytu marzeń, istnieje duża szansa na ich poprawę.

Pikniki firmowe sprzyjają również integracji, co jest szczególnie istotne w świetle niedawnego lub częstego zatrudniania nowych osób. Bardziej wycofane jednostki mają szansę otworzyć się w miłych, sprzyjających budowaniu relacji warunkach podczas wspólnych gier i rozmów na świeżym powietrzu.

Z perspektywy firmy jedną z największych korzyści, poza możliwością lepszego poznania własnych pracowników i ugruntowania ich zaufania, jest pozytywne budowanie wizerunku. Prawidłowe działania PR-owe w ramach wewnętrznych struktur organizacji rzutują bowiem nie tylko na jej obraz wśród zatrudnionych osób, ale też na to, jak jesteśmy postrzegani z zewnątrz.

Ustalmy odpowiednią datę

Nikogo nie zaskoczy fakt, że pikniki najlepiej urządzać w ciepłych miesiącach – maju, czerwcu oraz, przy dobrych lotach, wrześniu. Jednak nie każdy letni czy wiosenny termin możemy uznać za adekwatny. Powinniśmy stronić raczej od okresów urlopowych, w tym wakacji lub majówki, które zwiększają prawdopodobieństwo, że na planowanym evencie zabraknie wielu osób. Zwłaszcza, jeżeli większość pracowników posiada dzieci.

Nietrafionym strzałem będzie też wybór daty w tzw. „gorącym okresie” w firmie, związanym z dużym nakładem obowiązków i goniącymi nas terminami. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że wypad integracyjny w takim momencie przyczyni się raczej do wzrostu napięcia, zamiast do jego rozładowania. Co innego w przypadku wybrania dnia tuż po takim stresującym czasie.

I, co ważne, po dokonaniu wyboru warto parokrotnie przypomnieć pracownikom o ustaleniach. Zwłaszcza, jeżeli zaplanowaliśmy event z większym wyprzedzeniem, bo tego typu sprawy lubią nieraz umknąć z pamięci

Oszacujmy ilość uczestników i dobierzmy miejsce

Wskazanie orientacyjnej liczby osób, które stawią się na naszym evencie jest wyjątkowo istotną kwestią, dzięki której możemy uniknąć zbędnych kosztów i prościej wybrać lokalizację pikniku. Warto przyjąć bezpieczny scenariusz, według którego część pracowników się nie zjawi i przekalkulować potencjalną liczbę nieobecnych. Musimy również już na samym początku ustalić, czy na piknik zapraszamy jedynie osoby z firmy, czy może również ich rodziny.

Etap ten pozwoli nam na korzystniejsze rozplanowanie budżetu – m.in. na jak duży catering się decydować oraz ewentualnie jak pojemny transport zorganizować. Może nam to pomóc również w sprecyzowaniu wymagań względem miejsca pikniku. Będziemy wiedzieć, w jaki metraż celować.

Dobór miejsca jest też niezwykle ważny z perspektywy podstawowych warunków organizacyjnych. Pierwsze wątpliwości sprowadzają się do tego, czy chcemy i możemy finansowo pozwolić sobie na wynajem lokalu w dużej odległości od miasta, co będzie prawdopodobnie wiązało się z potrzebą zapewnienia transportu.

Kolejne pytanie rodzi sama infrastruktura obiektu, która powinna spełniać podstawowe wymogi techniczne. Mimo, że pikniki z zasady odbywają się w pogodnych miesiącach, musimy nastawić się na miejsce oferujące jakąkolwiek formę zadaszenia w pobliżu – czy to namiot, czy np. altany. Tym samym unikniemy przykrych konsekwencji nagłej zmiany pogody. Wyszukanie takiej lokalizacji nie zajmie nam wbrew pozorom wiele czasu – w samych warszawskich okolicach istnieje multum możliwości, jak np. dysponujący rozległymi terenami zielonymi i namiotem Pałac Rozalin.

Każdy region posiada warte uwagi propozycje miejsc eventowych, które są nie tylko estetyczne przestrzennie, ale też – właśnie - funkcjonalne. Poświęćmy więc chwilę na upewnienie się co do ich pełnej oferty, nie wybierając lokalu „pierwszego z brzegu”, bo może to zrodzić późniejsze, niespodziewane problemy.

Zapewnijmy atrakcje

Nikt nie wspomni raczej przyjemnie pikniku, na którym przysłowiowo „podpierał ścianę”, dlatego musimy zadbać o odpowiednią ofertę rozrywek. Dość popularną koncepcją jest organizacja pikników z motywem przewodnim, które już same w sobie stanowią pewną ciekawostkę.

Event w formie survivalu czy staropolskiej biesiady z przebraniami zagwarantuje większe zaangażowanie uczestników i tym samym zredukuje prawdopodobieństwo nudy. Interesujące warunki, szczególnie w świetle swojskiej tematyki oferują okolice silnie zakorzenione w tradycji, takie jak np. Białowieża, gdzie znajdziemy wiele obiektów o ciekawej ofercie atrakcji plenerowych – wśród nich m.in. Hotel Żubrówka.

Niezależnie od tego, czy zdecydujemy się na piknik tematyczny czy też nie, istnieją różne możliwości zabaw, jakie możemy zapewnić uczestnikom. Podstawowym elementem jest oprawa muzyczna – zwykle w formie DJ’a lub koncertu na żywo. Najbardziej pamiętne wspomnienia zbudujemy za sprawą rozmaitych gier zespołowych i sportowej rywalizacji. Jeżeli podejmiemy się organizacji pikniku z zaproszeniem dzieci, możemy pokusić się o takie urozmaicenie jak dmuchane zjeżdżalnie, warsztaty tematyczne czy usługi animatorów.

No i oczywiście najważniejsza kwestia, czyli jedzenie. Najprościej jest zdecydować się na taki lokal, który w ramach najmu powierzchni oferuje także możliwość przyrządzenia piknikowego menu. W innym razie będziemy prawdopodobnie zmuszeni do skorzystania z oferty zewnętrznej firmy cateringowej. Warto pamiętać przy tym o różnorodnych preferencjach uczestników – planując np. posiłek z grilla, zapewnijmy składniki nie tylko mięsne, ale odpowiednie także dla wegetarian czy wegan. Uwzględnijmy również fakt, iż niektórzy pracownicy mogą cierpieć na alergię pokarmową. Zwrócenie uwagi na takie kwestie będzie niekosztownym, a miłym gestem z naszej strony.

Piknik firmowy jest eventem niekoniecznie najłatwiejszym do wyprawienia, ale z pewnością wartym wysiłku. Możemy spodziewać się jego korzystnego wpływu na nastroje w zespole oraz ugruntowania pozytywnych relacji. A jeżeli jego organizacja wydaje nam się zbyt dużym ciężarem, zawsze możemy pokusić się o wsparcie ze strony wykwalifikowanych agencji eventowych.