19 04-2022

Jak prowadzić spotkanie biznesowe?

Prowadzenie spotkań biznesowych to proces, którego zdecydowanie można się nauczyć. W praktyce bowiem nie każdy rodzi się z umiejętnościami oratorskimi i organizacyjnymi, które podczas tego typu eventów są bardzo pożądane. Do prowadzenia spotkań biznesowych trzeba się odpowiednio przygotować i znać przynajmniej te najważniejsze zasady, dzięki którym dane przedsięwzięcie będzie miało szansę odnieść sukces. Jeśli zatem organizowanie spotkań biznesowych jest dla Ciebie nieco enigmatyczne, to koniecznie zostań z nami! W tym artykule podamy kilka istotnych wskazówek odnośnie do tego, jak prowadzić spotkanie biznesowe. Później zostanie tylko przełożenie teorii na praktykę!

Jak prowadzić spotkanie biznesowe?

Zanim podpowiemy Ci, jak rozpocząć spotkanie biznesowe, to musisz pamiętać o kwestiach organizacyjnych. Mamy na myśli to, że konieczny jest przede wszystkim wybór odpowiedniego miejsca na event (mogą to być na przykład 5-gwiazdkowe hotele na konferencje czy miejsca z plenerem na spotkanie biznesowe). Jako lider musisz także dokładnie określić charakter zebrania oraz jego temat. Kolejnym krokiem jest oczywiście nic innego, jak przygotowanie agendy spotkania (przy okazji sprawdź, czym jest agenda spotkania biznesowego). Jeśli robisz to po raz pierwszy i nie do końca wiesz, jak taki plan wydarzenia powinien wyglądać, to zapytaj swoich współpracowników, czy dysponują czymś takim, jak przykładowa agenda spotkania biznesowego. W takich sytuacjach zdecydowanie warto czerpać z doświadczenia innych!

Prowadzenie spotkań biznesowych

Jeśli zastanawiasz się, jak poprowadzić spotkanie, to z pewnością zależy Ci na tym, by było ono zorganizowane na możliwie najwyższym poziomie. W związku z tym powinieneś pamiętać o odpowiednim przygotowaniu merytorycznym. Staraj się prowadzić wydarzenie w taki sposób, aby nie tylko zainteresować gości tematem, ale też przekonać ich do swojej perspektywy i własnych racji. Warto przy tym posłużyć się różnorodnymi narzędziami, takimi jak chociażby prezentacje multimedialne, wideo czy grafiki. Elementy te sprawią, że goście będą bardziej skupieni na Twoim wystąpieniu, a co za tym idzie - na pewno na długo je zapamiętają.

Spotkania biznesowe - zasady

Eventy - organizacja opiera się na dość konkretnych zasadach. Oczywiście w zależności od miejsca danego spotkania zasady te różnią się od siebie. Przykładowo, spotkanie biznesowe w restauracji rządzi się innymi prawami, niż takie, które odbywa się w biurze lub sali konferencyjnej w biurowcu. Niemniej jednak spotkanie biznesowe - zasady oscylują wokół tego, jak obie strony (a więc organizatorzy i goście) powinni się zachować. W tym zakresie funkcjonują chociażby specjalne zasady savoir vivre w biznesie, dotyczące np. tego, kto płaci na spotkaniu. Spotkania biznesowe - zasady określają też m.in. strój, kwestię zaproszeń, a także potwierdzenie przybycia na spotkanie biznesowe.

Spotkanie biznesowe - plan

Absolutnie niezbędnym elementem podczas prowadzenia spotkań biznesowych jest stworzenie planu przedsięwzięcia. To inaczej wspomniana już wcześniej agenda, w której jasno zostanie określony porządek wydarzenia. Spotkanie biznesowe - plan przydaje się zarówno organizatorom i osobom prowadzącym, jak i gościom. Dzięki temu bowiem wszyscy z odpowiednim wyprzedzeniem mają szansę zapoznać się z zakresem tematycznym zebrania. Ponadto plan bardzo porządkuje przebieg eventu i na każdym jego etapie pozwala ocenić, jak długo jeszcze potrwa dane wystąpienie oraz co wydarzy się jako następne.

Jak rozpocząć spotkanie biznesowe?

Pora w końcu udzielić odpowiedzi na pytanie, jak prowadzić rozmowy biznesowe. Przede wszystkim należy się dobrze przygotować. Osoba prowadząca musi mieć świadomość celu spotkania oraz metod, za pomocą których dąży do jego osiągnięcia. Samo rozpoczęcie spotkania biznesowego powinno być konkretne, przejrzyste oraz serdeczne - tak, by zachęcić gości do aktywnego udziału oraz jasno wyrazić radość z ich przybycia. Podczas otwarcia danego przedsięwzięcia warto podkreślić, po co zostało ono zorganizowane, a także, co ma być jego rezultatem. To bardzo ważne, aby wyraźnie wybrzmiała kwestia oczekiwanego efektu spotkania - w końcu każdy chce mieć świadomość tego, po co znajduje się w danym miejscu.

O czym rozmawiać na spotkaniu biznesowym?

Temat spotkania biznesowego ustala się indywidualnie - i to tak naprawdę wokół niego powinny oscylować wszelkie rozmowy. Jednak w przypadku przerw czy poza głównym panelem można oczywiście rozmawiać o tematach pobocznych - oczywiście wszystko z zachowaniem umiaru, kultury i dobrego smaku. W związku z tym jednak nasuwa się pytanie, o czym rozmawiać na spotkaniu biznesowym. Cóż - w głównej mierze o konkretach, a więc o tym, co jest przedmiotem spotkania. Może to być np. kwestia nawiązania współpracy, ustalenia warunków umowy czy rozwiązania konkretnego problemu.