Jak nagłośnić salę konferencyjną?

Wybór odpowiedniego nagłośnienia sali konferencyjnej ma kluczowe znaczenie w organizacji przedsięwzięć masowych. Nawet przypadku niewielkich grup liczących po kilkadziesiąt członków, należy zadbać o to, aby mówca występujący przed zebranymi był dobrze słyszany i zrozumiany. Tylko w ten sposób będzie on w stanie przekazać uczestnikom swoją wiedzę i spostrzeżenia podczas szkoleń czy konferencji.

Konferansjer tylko z dobrym mikrofonem będzie mógł prowadzić spotkanie. Natomiast wyświetlane nagranie odniesie swój zamierzony efekt tylko przy zaopatrzeniu sali w system nagłośnienia. Sprawy te wydają się oczywiste, jednak ciężko jest zwykłej osobie, która nie ma specjalistycznej wiedzy z zakresu obsługi dźwięku, dostosować nagłośnienie do wielkości sali konferencyjnej. Nie ma jednak powodów do obaw. Wystarczy zastosować się do kilku ważnych wskazówek, aby wydarzenie osiągnęło maksymalną jakość.

Dlaczego należy nagłośnić salę konferencyjną?

W sytuacji, w której w jednym miejscu zbiera się większa liczba osób powstaje zamieszanie i hałas. Dużo trudniej jest prowadzić grupę w zgodzie z planem wydarzenia oraz przekazywać jakiekolwiek informacje. Nie wystarczy coś powiedzieć na głos, gdyż są małe szanse, aby przekaz dotarł do wszystkich i do tego był dla każdego w równym stopniu zrozumiały. Dlatego też wybór odpowiedniego nagłośnienia sali ma ogromne znaczenie w tym, jak uczestnicy ostatecznie ocenią całe przedsięwzięcie oraz ile z niego wyniosą.

Wydaje się oczywistym, że duża konferencja na kilkaset osób nie może odbyć się bez dobrych mikrofonów i głośników, lecz sprawa jest równie ważna podczas mniejszych spotkań. Większość szkoleń, kursów czy warsztatów, a nawet zebrania działów firmy wymagają zaprezentowania konkretnych materiałów. Mogą to być filmy, zdjęcia, infografiki lub prezentacje multimedialne. W tym przypadku dźwięk musi iść w parze z obrazem, więc bez projektora multimedialnego lub dużego ekranu nie wiele można osiągnąć.

Na jakości sprzętu nie ma co oszczędzać. Wystarczy wyobrazić sobie sytuację, w której każdy znalazł się choć raz w życiu, kiedy to ktoś próbuje uruchomić plik wideo, ale nic nie słychać. Coś szumi, klekocze i buczy. Problemy techniczne nie tylko są stresujące dla osoby prowadzącej, ale także są źle odbierane przez zebranych. Co za tym idzie, potrafią zepsuć całe wydarzenie albo mocno obniżyć jego ocenę.

Doby sprzęt nagłośnieniowy przekłada się na sukces przedsięwzięcia w dwojaki sposób. Po pierwsze wszyscy uczestnicy doskonale słyszą cały przekaz, a po drugie – rozumieją to, co próbuje się im przekazać. Oba te elementy pomagają wzbudzić i utrzymać uwagę zebranych, a także rodzą późniejszą interakcję. Prezentowana wiedzę na szkoleniach czy warsztatach zostaje lepiej przyswojona, a ostatecznie zapamiętana i wykorzystana w życiu codziennym. Wniosek jest więc jeden: organizacja spotkań z kiepskim nagłośnieniem to marnotrawstwo czasu i pieniędzy.

Jak nagłośnić salę konferencyjną?

Głównym czynnikiem przy wyborze nagłośnienia sali konferencyjnej jest charakter wydarzenia, które będzie miało w niej miejsce. Jest to ważne dlatego, że zupełnie innego efektu potrzeba podczas spotkania skupionego wokół projekcji filmu, a innego w przypadku ciągu wykładów.

Wśród najbardziej popularnej klasyfikacji można wyróżnić:

• nagłośnienie eventowe – sprawdza się podczas koncertów, imprez z elementami muzycznymi oraz bankietów,
• nagłośnienie konferencyjne – dostosowane do wystąpień jednej osoby z mikrofonem przed publicznością,
• nagłośnienie kinowe – dostosowane do projekcji materiałów wideo i filmów.

Wybierając nagłośnienie, należy mieć na uwadze, że dźwięk jest falą, która różnie rozchodzi się w przestrzeni. Każda sala posiada inną akustykę. Istnieją takie, w których osoba mówiąca w jednym kącie pomieszczenia jest doskonale słyszana na drugim końcu. W niektórych przestrzeniach powstaje efekt echo, który może zniekształcić wypowiadane słowa oraz rozpraszać zebranych. Są także sale, w których wszelki dźwięk dosłownie ginie wśród filarów i ścianek działowych.

Nagłośnienie a układ sali konferencyjnej

Zupełnie inaczej będzie wyglądał rozkład głośników, jeśli miejsca siedzące zostaną ustawione w układzie teatralnym, a inaczej jeśli goście będą siedzieć przy niezależnych stolikach. Duże przestrzenie będą wymagać bardziej rozbudowanego nagłośnienia. Analogicznie zaś małe salki wystarczy zaopatrzyć w sprzęt, który po prostu nagłośni głos mówcy i równomiernie rozprowadzi go w przestrzeni.

Decydując się na układ w tzw. podkowę, gdy goście siedzą przy stołach ułożonych w literę „U”, najlepiej sprawdzają się multifony, które umożliwiają prowadzenie swobodnej dyskusji. Gdy w sali konferencyjnej uczestnicy siedzą w układzie kinowym, potrzeba całych zestawów głośników rozlokowanych w różnych miejscach i połączonych ze sobą. Prelegenci występujący na scenie powinni mieć mikrofony, najlepiej bezprzewodowe, które umożliwiają swobodę poruszania się. Jeśli osoba wysapująca będzie siedzieć lub stać w jednym miejscu można spokojnie zdecydować się na mikrofon przewodowy.

Nagłośnienie kinowe a eventowe

Nagłośnienie kinowe, jak sama nazwa wskazuje, odnosi się do sprzętu zbliżonego do tego, jaki jest stosowany w kinach i teatrach. Obecnie stosuje się je także w nowoczesnych centrach konferencyjnych, centrach targowych, salach bankietowych i koncertowych. Sprzęt głównie obejmuje wysokiej jakości głośniki połączone z ekranem.

Nagłośnienie eventowe stosowane jest często podczas wydarzeń plenerowych. Oznacza to, że jest dużo bardziej mobilne. Można je dzielić na części i przewozić z miejsca na miejsce. Sprzęt dostosowany jest do działania w różnych przestrzeniach i jest odporny na zmienne warunki pogodowe.  

Sprawdź ofertę centrów konferencyjnych i targowych w Polsce!