Ile kosztuje organizacja szkolenia i organizacja konferencji?

Organizowanie wydarzenia biznesowego przypomina planowanie remontu. Kiedy zastanawiamy się ile kosztuje budowa domu, określamy związane z tym wydatki. Bardzo często jednak pojawiają się nieprzewidziane koszty, które mogą mocno nadwyrężyć nasz fundusz. Na co więc warto zwrócić szczególną uwagę podczas organizacji szkolenia krok po kroku?

Spotkania, które mają na celu wyedukowanie pracowników, wdrożenie nowych procedur czy opracowanie innowacyjnej koncepcji rozwoju firmy, generują koszty zależne od wielkości eventu, liczby uczestników i lokalizacji. Musimy opłacić podwykonawców, właścicieli sali konferencyjnej, firmy przewozowe oraz cateringowe. W dalszych etapach organizacji konferencji mogą pojawić się dodatkowe koszty, jak chociażby wynagrodzenie kelnerów, ochroniarzy lub artystów. Warto wiedzieć, ile kosztuje każda z tych rzeczy nim podejmiemy działanie. 

Jakie koszty nie są wydatkami firmy podczas organizacji szkolenia?

Część z opłat można wliczyć w koszty konferencji, wcześniej należy jednak wykazać ich związek z prowadzoną przez firmę działalnością. Musi zostać uwzględniony wpływ opłaty na osiągniecie przychodu bądź zabezpieczanie źródła przychodów działalności. Każdy przedsiębiorca musi wiedzieć, jakie pozycje znajdują się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów, który określa ustawa o podatku dochodowych od osób fizycznych oraz prawnych.

Organizacja konferencji może więc wcale nie być takim prostym zadaniem, jeśli nie podejdziemy do niej z odpowiednim zapleczem wiedzy. Szkolenia zazwyczaj są prowadzone w celu przyuczenia pracowników o nowych kwestiach technicznych lub sposobach sprzedaży. Jeśli zaprocentuje to osiągnięciem zysku przedsiębiorstwa, pieniądze jakie musimy zapłacić można śmiało wliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Jakie wydatki są bezpośrednio związane z organizacją konferencji?

Podstawą organizacji szkolenia jest wynajem sali oraz zapewnienie sprzętu technicznego. To ile kosztuje sala konferencyjna zależne jest od standardu obiektu. Wysokiej klasy hotele, centra targowe czy ośrodki szkoleniowe w centrum dużych miast, jak Warszawa, Poznań, Wrocław czy Kraków, posiadają ofertę dostosowaną do obsługi nawet międzynarodowych imprez. Wyposażone są w dodatkowy sprzęt do tłumaczenia, mównice, sceny oraz profesjonalne systemy oświetleniowe. Bardziej kameralne spotkania mogą odbywać się w urokliwych pensjonatach czy restauracjach.

Musimy także pomyśleć o przygotowaniu materiałów szkoleniowych. Jeśli bazujemy na prezentacjach multimedialnych oraz wiedzy prelegenta, koszty mogą być mniejsze niż w przypadku drukowania broszur dla każdego uczestnika. Jeśli chcemy zainwestować w konkretnego profesora lub specjalistę należy mieć na względzie stosowne wynagrodzenie oraz opłacenie kosztów jego podróży.

Sytuacja wygląda podobnie w przypadku dowozu i zakwaterowania samych uczestników szkolenia. Wynajem autokaru i kierowcy może okazać się koniecznością, jeśli Goście pochodzą z różnych części kraju. W przypadku wyboru miejsca noclegowego duże znaczenie ma to, czy sala konferencyjna znajduje się na jego obszarze. Jeśli bierzemy pod uwagę dwa zupełnie różne obiekty, warto rozeznać się ile kosztuje wynajem każdego z nich. 

Organizacja konferencji wymaga także zapewniania wyżywienia uczestnikom. Posiłki mogą przybrać formę przerwy kawowej, lunchu, obiadu lub bufetu. Jeśli zależy nam na dobrym samopoczuciu Gości, powinniśmy uwzględnić syte i pełnowartościowe potrawy. Można mieć wątpliwość, czy catering może być wliczony w koszty, ponieważ bezpośrednio nie wpływa na wzbogacenie się firmy. Usługi gastronomiczne spełniają jednak funkcje reprezentacyjne. Są elementem kształtowania się pozytywnego wizerunku firmy lub marki. Podobnie jest, gdy planujemy atrakcje dodatkowe, takie jak występy zespołów muzycznych czy znanych osobistości show biznesu.

Każde wydarzenie biznesowe posiada swój własny cel oraz określoną grupę docelową. W inny sposób przebiega organizacja konferencji naukowej, prezentacji produktu czy imprezy integracyjnej. Musimy zadać sobie wiele pytań, stworzyć pewne założenia, porównywać oferty, określić co, ile kosztuje, aby budżet nie został przekroczony. W ten sposób organizacja szkolenia przebiegnie w sposób sprawny i bezproblemowy.