Definicja sympozjum i jego organizacja

Sympozja, zaraz obok konferencji i szkoleń, są jednym z najczęściej organizowanych wydarzeń. Dlatego też warto wiedzieć, czym się one charakteryzują, czym różnią się od innych rodzajów eventów biznesowych oraz jak wygląda cały proces organizacyjny. Z dzisiejszego artykułu można dowiedzieć się wszystkich najważniejszych informacji o sympozjach. 

Fot. Unsplash

Co to jest sympozjum

Wielu z Państwa zapewne przynajmniej raz spotkało się ze zjawiskiem sympozjum. Co jednak ono dokładnie oznacza? Sympozjum definicja jasno wskazuje, że jest to zebranie specjalistów i profesjonalistów z określonej dziedziny, np. medycyny, w celu omówienia konkretnych zagadnień oraz tematów. Sympozja mają zdecydowanie węższy charakter, niż np. konferencje i dokładnie skupiają się na konkretnym, skrupulatnie zacieśnionym zakresie tematycznym. Najbardziej popularne jest zdecydowanie sympozjum naukowe, sympozjum młodych naukowców oraz sympozjum lekarskie. Tego typu spotkania mogą odbywać się zarówno w ciągu jednego dnia, jak i być kilkudniowymi eventami. Wszystko oczywiście zależy od potrzeb i preferencji gości oraz organizatorów, a także od rozległości podejmowanego zagadnienia.

Fot. Unsplash

Sympozjum a konferencja

Sympozjum - znaczenie zostało więc już dokładnie określone. Należy więc zestawić je z innymi rodzajami wydarzeń. Przykładowo: konferencja jest takim eventem, który organizowany jest w celu dyskusji nad jakąś tematyką. Mogą w nim brać udział zarówno specjaliści, którzy występują w roli prelegentów, jak i słuchacze, którzy zainteresowani są podejmowanym tematem. Konferencja więc najczęściej ma charakter otwarty i służy wymianie informacji oraz doświadczeń. Sympozjum z kolei jest wydarzeniem skierowanym do konkretnych osób, czyli wyłącznie specjalistów z danej dziedziny. Spotykają się oni w celu analizy konkretnych zagadnień i tematów, a następnie we własnym gronie wyciągają wnioski, rozwiązują problemy oraz stawiają istotne tezy. Jak zostało to też wcześniej zaznaczone, sympozja, w porównaniu do konferencji, traktują o zdecydowanie bardziej zawężonych problemach. Dlatego też najczęściej organizowane są dla przedstawicieli branży medycznej oraz akademickiej.

Fot. Unsplash

Organizacja sympozjum

Odpowiedź na pytanie "sympozjum - co to?" nie powinno już być dla Państwa problemem. Jednak tę wiedzę należy jeszcze uzupełnić o informacje związane z tym, jak taki event zorganizować. Jakiś czas temu stworzyliśmy też artykuł mówiący o tym, jak wygląda organizacja targów krok po kroku. Wracając jednak do sympozjów - podstawą jest oczywiście znalezienie odpowiedniego miejsca lub sali konferencyjnej. W Polsce usytuowanych jest wiele wartych uwagi obiektów biznesowych, które pozwalają na organizację wydarzeń online (takich jak np. konferencja online czy szkolenie online), ale także eventów w przestrzeni rzeczywistej. Miejsca te znajdują się w każdym województwie - zarówno w cichej i spokojnej okolicy, jak i również w ścisłym centrum miasta. W zależności od potrzeb, można wybrać m.in. hotel konferencyjny, pensjonat, obiekt szkoleniowo-konferencyjny, a nawet pałac lub zamek. Jeśli poza salą będą Państwo potrzebowali miejsc noclegowych oraz oprawy gastronomicznej przedsięwzięcia, to mamy dobrą wiadomość - zdecydowana większość obiektów biznesowych oferuje takie udogodnienia.

Fot. Unsplash

Poza znalezieniem najlepszego miejsca na organizację sympozjum, należy zadbać o kwestie takie jak: zaproszenie dla gości z datą, do której należy potwierdzić swoją obecność. Następnie, na tej podstawie możliwe jest stworzenie identyfikatorów, które znacząco ułatwią prowadzenie i przebieg całego wydarzenia. Kolejnym krokiem jest stworzenie planu eventu. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie wyprzedzenie, skrupulatne planowanie oraz oczywiście sprawna komunikacja z gośćmi. Mając na uwadze te kwestie, z powodzeniem można przejść do organizacji sympozjum. Okazuje się bowiem, że wcale nie jest to tak karkołomne zadanie, jak mogłoby się wydawać!