Czego nie lubią event maganerowie?

Na jego barkach spoczywa cały ciężar organizacji wydarzenia. Odpowiada za jego planowanie, realizację i absolutnie wszystkie kroki. Kontaktuje się z podmiotami, szuka nieszablonowych atrakcji, wybiera odpowiednie miejsca, realizuje pomysły. Nie ma dla niego rzeczy niemożliwych. O kim mowa? Oczywiście o event managerze - kreatywnej osobie, pełnej pomysłów, pasji i niekończących się pokładów energii.

Gdy obserwuje się pracę takiej osoby, odnosi się nieodparte wrażenie, że w jej żyłach płyną... wyzwania. Musi być w tym sporo prawdy, skoro menadżerowie wydarzeń za każdym razem zaskakują wszystkich gości nowymi pomysłami i atrakcjami, które jakby mnożyły się w ich głowach.

Wydawać by się mogło, że jest to idealna praca - szczególnie dla osób lubiących intensywność i kontakt z ludźmi. Jednak jak jest naprawdę? Czy na event managerów czekają same przyjemności? To raczej niemożliwe. Przedstawiamy zatem zestawienie sytuacji, których nie lubią menadżerowie wydarzeń. 

Brak partnerskich relacji

Ciężkim do ominięcia problemem, z którym spotykają się event menagerowie, jest utrudniony kontakt z wszelkiego rodzaju podmiotami. Może się on przejawiać zarówno podczas pierwszych zapytań oraz ustaleń, jak i później, w przypadku konieczności udzielenia jakiejś pomocy czy odpowiedzi na nurtujące pytania.

Najlepiej będzie posłużyć się przykładem. Event menager szuka odpowiedniego miejsca na organizację wydarzenia. Przegląda oferty hoteli, zamków czy innych obiektów konferencyjnych, aż w końcu wybrał najlepszy. Chce omówić szczegóły wynajmu, więc dzwoni do obiektu. Nikt nie odpowiada - pierwszy, drugi i trzeci raz. Wysyła więc maila - nadal nic. I tak już trzeci dzień. Event manager bardzo nie lubi takich sytuacji. Znacząco utrudniają one planowanie wszelkich przedsięwzięć. Szczególnie, że zegar tyka!

Jednak pod powyższym podtytułem kryje się jeszcze jedna sytuacja. Ustalmy, że naszemu menadżerowi wydarzeń udało się skontaktować z obsługą obiektu i wszystko jest dopięte na ostatni guzik. Jednak tydzień przed planowanym wydarzeniem okazuje się, że będziemy potrzebowali o 5 krzeseł więcej. Dzwonimy więc - po którymś telefonie udaje nam się poinformować o tym fakcie, co spotyka się z... oburzeniem naszego rozmówcy, mówiącym, że na takie zmiany jest już za późno.

Opisane przykłady mogą być nieco skrajne, choć zdarzają się nader często. Kluczem do sukcesu jest odpowiednia komunikacja i partnerstwo. Organizacja wydarzenia jest doskonałym wyzwaniem dla obu stron - zarówno dla event menagera, jak i dla wybranego przez niego hotelu. Tylko działając wspólnie jesteśmy w stanie sprawić, że każdy event będzie niezapomniany.

Niesprzyjające okoliczności

Wszystkich ludzi najbardziej denerwują sytuacje, na które nie mają oni wpływu - to m.in. utrudnienia na drodze, zdarzenia losowe czy niekorzystne warunki atmosferyczne. Z pewnością każdy event menager, który zdecydował się na organizację wydarzenia w plenerze - np. nad morzem albo w górach - co chwilę aktualizuje prognozę pogody.

Ulewy, wichury czy burze potrafią skutecznie uprzykrzyć każdy event. Aż trudno sobie wyobrazić, co czują menadżerowie wydarzeń, którzy od miesięcy planowali przyjęcie nad jeziorem, nad którym w "tym" dniu nie przestaje padać.

Zmienność wizji

O ile pogody nie jesteśmy w stanie zmienić, o tyle często zmieniamy zdanie. A większy problem pojawia się wtedy, gdy to zdanie zmieniane jest wielokrotnie. Event managerowie działają od razu - idą za ciosem. W momencie, gdy klient przedstawia im zarys swojej wizji przedsięwzięcia, event manager nie tylko wszystko sobie wizualizuje, ale i podejmuje odpowiednie kroki, by marzenia mogły stać się rzeczywistością. Wybiera on najlepsze usługi, kontaktuje się z odpowiednimi osobami, negocjuje warunki i ceny. Wszystko po to, by... klient zmienił swoją koncepcję.

Stawianie menadżera eventów w takiej sytuacji jest nie tylko bardzo nietaktowne, ale i nieodpowiedzialne. Organizacja wydarzenia - czy to kameralnego, czy na znacznie większą skalę - powinna być odpowiednio przemyślana.

Niedotrzymywanie terminów

To zdecydowanie jedna z największych bolączek event managerów. Nie lubią oni sytuacji, w których ustalone terminy zostają zaburzone, a nawet kolejny raz zmieniane. Przed wcześniejszą deklaracją konkretnej daty należy się upewnić, czy jest się w stanie dotrzymać umowy.

Brak informacji na stronach obiektów

To kolejny powszechny problem. Okazuje się, że event managerowie już na początku drogi do organizacji najlepszej konferencji, szkolenia czy innego przedsięwzięcia, spotykają się z pewnym kłopotem. Część hoteli, ośrodków i różnego rodzaju obiektów posiada strony internetowe, na których trudno jest znaleźć interesujące nas treści. Oczywiście nie mamy na myśli cen czy warunków negocjacji, ale podstawowe informacje, jak chociażby metraż przestrzeni na wynajem czy liczba miejsc noclegowych. Podanie tych liczb znacznie ułatwiłoby pracę menadżera eventów.

Nieaktualne dane

Kontynuując kwestię stron internetowych, należy wspomnieć o nieaktualnych informacjach. Zdarza się, że obiekty mają zdjęcia sprzed kilku lat, które nie przypominają ich obecnych wnętrz. W międzyczasie – poza upiększeniem przestrzeni - zachodzą przecież i inne zmiany, jak chociażby rozbudowa obiektu, czy przygotowanie kolejnych usług. To ważne, by obiekty na bieżąco aktualizowały swoje strony. W przeciwnym razie stare zdjęcia zamiast przyciągnąć potencjalnych klientów, po prostu ich odstraszą.

Brak opinii o obiektach

Nie ma co ukrywać - tak zwana poczta pantoflowa od zawsze jest jednym z najlepszych kanałów informacyjnych. To nic dziwnego, że przed ostateczną decyzją o wynajmie danej przestrzeni, chcemy poznać opinie osób, które z niej korzystały. Dzięki temu jesteśmy w stanie bardziej zaufać danemu miejscu i mamy zdecydowanie większą pewność co do swoich wyborów. Z ogromnym dystansem z kolei podchodzimy do tego, czemu brakuje świadectw bycia  dobrym i sprawdzonym. Event managerowie także biorą pod uwagę opinie o obiektach, które oglądają. W związku z tym proponujemy zachęcać swoich klientów do wyrażenia zdania o pobycie. Feedback jest bardzo istotny - zarówno dla samego miejsca, jak i dla kolejnych klientów, którzy rozważają wizytę lub organizację eventu.

Powyższe zestawienie najbardziej "nielubianych" przez event managerów kwestii ma na celu wysłanie sygnałów, że ich praca - poza niewątpliwą satysfakcją - wiąże się też z ogromnym stresem i naprawdę trudnymi wyborami. I o ile niektórych czynników nie jesteśmy w stanie zmienić, o tyle nad częścią możemy pracować. Artykuł ten jest kompendium wiedzy dla właścicieli i obsługi obiektów, którzy pragną usprawnić pracę sobie i menadżerom eventów, stając się tym samym najważniejszymi ośrodkami organizacji wydarzeń. Wspólne działanie dźwignią sukcesu!