Cena wynajmu sali konferencyjnej

Na organizatorze szkolenia, konferencji bądź innego typu wydarzenia biznesowego ciąży wielka odpowiedzialność. Musi on przede wszystkim znaleźć miejsce, które będzie odpowiednie dla liczby zaproszonych uczestników oraz wyposażone w niezbędny sprzęt multimedialny. Jednym z głównych czynników, którym kierujemy się podczas wyboru obiektu z zapleczem szkoleniowym jest cena wynajmu sali konferencyjnej. Od czego zależy wysokość kwoty, jaką zapłacimy za wynajem? 

Stawki za wynajem sali są różne. Wszystko zależy kilku czynników, takich jak lokalizacja, zawartość oferty biznesowej, metraż sali konferencyjnej, jej wyposażenie i standard obiektu. 

Lokalizacja to jeden z kluczowych elementów powodzenia całego wydarzenia

Od tego, gdzie odbędzie się zaplanowane przez nas wydarzenie zależy tak naprawdę to, czy zakończy się ono sukcesem. Atrakcyjna lokalizacja jest jednym z głównych czynników, na które organizator powinien zwrócić uwagę. Położenie sali konferencyjnej w dużej mierze warunkuje cenę za jej wynajem. Na wysokość tej kwoty wpływają aspekty takie jak odległość od centrum miasta, dostępność komunikacji publicznej, otoczenie i parking, który pozwoli uniknąć problemów z dojazdem. Najdroższe sale konferencyjne znajdują się w obiektach usytuowanych w centrum dużych miast takich jak Warszawa, Wrocław, Gdańsk, Kraków czy Poznań. Cena wynajmu sali na ok. 50 osób często rozpoczyna się tutaj od 100 zł za godzinę. Na wysokość ceny wpływa też standard obiektu - im bardziej prestiżowy hotel, tym większa cena. Jeżeli zależy nam więc na opcji bardziej ekonomicznej, powinniśmy wybrać obiekt położony na obrzeżach miasta. Korzystniej będzie wybrać salę konferencyjną w biurowcu niż w hotelu 3-, 4- lub 5-gwiazdkowym. W mniej prestiżowych obiektach lub hotelach, które są usytuowane na obrzeżach dużych miast lub w niewielkich miasteczkach zapłacimy około 40-60 zł za godzinę.

Co wchodzi w skład opłaty za salę konferencyjną?

Niezależnie od lokalizacji i metrażu sali konferencyjnej, wyposażenie podstawowe jest zwykle identyczne lub co najmniej podobne w większości obiektów. W cenie wynajmu sali konferencyjnej organizatorzy mają zapewnione stół i krzesła oraz sprzęt multimedialny. Zazwyczaj obejmuje on projektor, ekran, flipchart oraz Internet bezprzewodowy. Obiekty konferencyjne o wyższym standardzie często gwarantują również telewizory, laptopy, nagłośnienie, mikrofony lub usługi ksero, jednak mogą to być elementy dodatkowo płatne. Zwykle cena najmu zawiera również opłatę parkingową. Nie można zapominać o profesjonalnej obsłudze wydarzenia. Doświadczony personel czuwający nad przebiegiem spotkania to nieoceniona pomoc, którą również obejmuje podstawowa opłata za salę konferencyjną.

Za co poniesiemy dodatkową opłatę?

Dodatkowo płatnymi elementami są oczywiście wyżywienie oraz nocleg. Pyszne jedzenie powinno być nieodłącznym aspektem każdego eventu. W zależności od czasu trwania wydarzenia, możemy zdecydować się na przerwy kawowe, które zorganizujemy już od 10/15 zł za osobę lub nieco bardziej pożywny posiłek, taki jak lunch czy dwudaniowy obiad. Na jedzeniu nie warto oszczędzać, dlatego że to właśnie w głównej mierze od niego zależy ocena wydarzenia przez uczestników. Jeżeli wybierzemy najtańszy wariant cateringowy, możemy narazić się na niepochlebne opinie.

Trudno wskazać jednoznaczną stawkę za nocleg w obiekcie konferencyjnym. Wszystko zależy od jego standardu oraz lokalizacji - w luksusowym warszawskim hotelu ceny zaczynają się od ok. 250 zł za pokój jednoosobowy. Podobnie sytuacja wygląda w każdym większym mieście. Profesjonalne centra szkoleniowo-konferencyjne oferują nocleg już od 150 zł. Rozpiętość cenowa jest jednak duża zarówno w małych, jak i dużych miastach. Niektóre oferty rozpoczynają się już od 40 zł za dobę, a górny limit sięga nawet 500 zł.

Oferta usług dodatkowych - na co zwrócić uwagę?

Jeżeli szkolenie lub konferencja trwa na tyle długo, że musimy skorzystać z oferty noclegowej, to warto zastanowić się nad tym, jakie atrakcje są wliczone w cenę. Hotele z zapleczem konferencyjnym w większości przypadków posiadają również strefę SPA & Wellness. Warunki korzystania z kompleksu wypoczynkowego są jednak zróżnicowane. W niektórych obiektach goście mogą bezpłatnie korzystać z dobrodziejstw strefy SPA - z basenu, jacuzzi, sauny czy siłowni, a dodatkowo płatne są jedynie profesjonalne zabiegi pielęgnacyjne. W wybranych ośrodkach można jednak zrezygnować ze SPA, jeżeli nie jesteśmy tym zainteresowani. Pozwoli to zaoszczędzić kwotę rzędu ok. 30-40 złotych.

Koszt organizacji konferencji jest w dużym stopniu zależny od standardu obiektu, warunków oraz lokalizacji. Dzięki mnogości obiektów posiadających zaplecze szkoleniowe, można bez problemu znaleźć salę konferencyjną idealnie dopasowaną do swoich potrzeb.