18 05-2022

Agencja eventowa - co to, jak wybrać agencję eventową?

W wielu naszych artykułach podkreślaliśmy, że organizacja wydarzeń wymaga odpowiednich umiejętności, wiedzy, doświadczenia i czasu. Niezależnie od tego, czy chcesz zrealizować spotkanie biznesowe, kulturalne, sportowe czy integracyjne, czeka Cię wiele wyzwań! Musisz m.in. stworzyć scenariusz eventu, przygotować gadżety na event czy napisać zaproszenia dla gości.

Organizacja eventów zdecydowanie wymaga wielozadaniowości, w związku z czym wiele osób po prostu korzysta z pomocy innych, doświadczonych specjalistów, które zawodowo zajmują się szeroko pojętymi eventami. Odpowiednim przykładem jest chociażby event manager. O nim jednak napisaliśmy już wystarczająco dużo. Dziś pójdziemy krok dalej, ponieważ podczas przygotowań imprezy może Ci pomóc również agencja eventowa. Z tego tekstu dowiesz się m.in. co to jest agencja eventowa, czym dokładnie się zajmuje, a także jak wybrać najlepszą agencję eventową.

Czym zajmują się agencje eventowe i jak wybrać odpowiednią?

Zanim odpowiemy na pytanie o to, jak wybrać agencję eventową, warto zastanowić się, czym w ogóle tego rodzaju firma się zajmuje. Oczywiście zależy to od wielu czynników - m.in. od projektu, oczekiwań klienta, lokalizacji czy profilu uczestników. Niemniej jednak agencje eventowe - najogólniej ujmując - specjalizują się w przygotowaniu różnorodnych wydarzeń.

Przede wszystkim tworzą one plan całego przedsięwzięcia mając na względzie szereg oczekiwań i wymagań klientów. Oznacza to, że zadaniem klienta jest stworzyć brief dla agencji eventowej, na podstawie którego będzie się ona podejmować wszelkich działań. Agencje eventowe zatem mają za zadanie urzeczywistnić wizje swoich klientów. W zakresie ich obowiązków należy wskazać m.in. negocjacje z kontrahentami, produkcję audiowizualną czy organizację transportu i ewentualnego noclegu dla gości. W praktyce na pytanie, agencja eventowa - czym się zajmuje, można odpowiedzieć, że kompleksową organizacją wydarzeń.

Agencja eventowa - co to jest?

Agencja eventowa - definicja wskazuje, iż jest to wyspecjalizowana i profesjonalna firma, której misją jest kompleksowa organizacja różnorodnych wydarzeń. Można tutaj wymienić cztery główne typy eventów - biznesowe/korporacyjne, wystawy/targi, imprezy marketingowe oraz konferencje/konwencje. Oczywiście w ten szeroki zakres wchodzą również eventy online.

Jeśli jeszcze zastanawiasz się, agencja eventowa - co to jest, to musisz wiedzieć, że jej działania obejmują zarówno wszelkie aspekty techniczne eventów, jak i merytoryczne. Zdecydowanie warto jest postawić na współpracę z tego rodzaju firmami, szczególnie, gdy nie czujesz się pewnie w zakresie organizacji wydarzeń. Z pewnością chcesz, by Twój event nie tylko przyciągnął wiele osób, ale też, by je zachwycił. W związku z tym postaw na profesjonalistów w tej dziedzinie, którzy doskonale wiedzą, co zrobić, by każde przedsięwzięcie zwieńczone było sukcesem.

Agencja eventowa - współpraca

Wiesz już, agencja eventowa - co to, więc możemy przejść do kolejnego zagadnienia, mianowicie do współpracy z tego typu firmami. Przede wszystkim musi być ona oparta na sprawnej komunikacji oraz szczerości. Podczas wszelkich ustaleń musisz być konkretny i wyrażać się w jasny sposób, by nie powstawały zbędne niedomówienia. Agencje eventowe mają za zadanie pomóc Ci w organizacji, więc pamiętaj, że - kolokwialnie - gracie do jednej bramki. Agencja eventowa - współpraca zawsze przebiega w odpowiedni sposób, jeśli obie strony są konsekwentne, terminowe oraz otwarte. Musisz też ufać agencji, z którą współpracujesz, ponieważ może zdarzyć się tak, że na którymś etapie przygotowań niezbędna będzie improwizacja. Wówczas warto zdać się na doświadczony zespół, który najprawdopodobniej przygotuje możliwie najbardziej korzystne rozwiązanie.

Wynagrodzenie agencji eventowej

Jeśli chodzi o wynagrodzenie agencji eventowej, to w praktyce stosowanych jest kilka różnych modeli. Niezależnie jednak od tego, na który z nich się zdecydujecie, zawsze musi to być ustalone na samym początku współpracy. Nie może dojść do takiej sytuacji, że nagle, po wydarzeniu, Wasze warunki rozliczenia ulegną zmianie. Najczęściej agencje posiadają stałe kwoty odnośnie do swoich usług, które oczywiście warunkowane są m.in. wielkością eventu czy lokalizacją. Płacisz wówczas za całość pracy, co oznacza, że jest to transparentny koszt, który łatwo można umieścić w budżecie. Kolejną opcją jest stawka godzinowa. Oznacza to, że jako klient płacisz za godziny robocze, które agencja eventowa poświęciła na realizację projektu. Zdarza się też tak, że agencje stawiają na model rozliczenia za efekt, a więc np. płacisz za liczbę zarejestrowanych osób na wydarzenie. Warto przemyśleć, która z tych możliwości będzie dla Ciebie najbardziej korzystna.

Jak wybrać agencję eventową?

Na rynku już działa wiele agencji eventowych, a w dodatku jesteśmy przekonani, że w ciągu najbliższych lat będzie ich jeszcze więcej. W związku z tym pojawia się pytanie, jak wybrać najlepszą agencję. Przede wszystkim musisz się zastanowić, czego dokładnie oczekujesz od tego rodzaju współpracy. Określ swoje cele oraz budżet, a następnie zapoznaj się z ofertami agencji eventowych.

Podczas tworzenia zapytań do firm, koniecznie poproś o przesłanie portfolio. Pozwoli Ci ono ocenić, czy Wasze wizje przedsięwzięć w ogóle są ze sobą spójne. Bardzo ważne jest również czytanie opinii. Sprawdź zatem, co o współpracy z daną firmą uważają poprzedni klienci. Ponadto - postaw na rozmowę. Skontaktuj się z daną firmą, przedstaw pokrótce swoje potrzeby i sprawdź, jak ustosunkuje się do nich agencja eventowa. Nie wahaj się przy tym, jeśli chodzi o zadawanie pytań - nawet w dużych ilościach. W końcu musisz wybrać taką firmę, która będzie najbardziej odpowiednia.

Portfolio agencji eventowej

Jak już wspomnieliśmy w powyżej części, bardzo ważną rolę w kontekście współpracy z agencją, stanowi portfolio agencji eventowej. To dzięki niemu możesz zapoznać się z dotychczasowymi realizacjami danej firmy. W rezultacie na tej podstawie decydujesz, czy dana agencja jest tą odpowiednią. Zapoznaj się dokładnie z portfolio, zastanawiając się przy tym, czy chciałbyś, aby Twoje wydarzenie wyglądało właśnie w taki sposób. Odpowiedź na to pytanie będzie bardzo pomocna w kwestii nawiązania potencjalnej współpracy z jakąkolwiek agencją. W końcu portfolio to nic innego, jak wizytówka danej firmy i namiastka tego, jak może wyglądać właśnie Twój event.