10 najpopularniejszych błędów popełnianych podczas organizacji szkoleń i konferencji

Organizacja szkolenia i konferencji jest wyzwaniem zarówno dla osób doświadczonych, jak i tych, którzy w tej dziedzinie stawiają dopiero swoje pierwsze kroki. Za sukcesem udanego spotkania biznesowego kryje się ogromny nakład pracy i zaangażowanie organizatorów. Czasami jednak kilka drobnych błędów wystarczy, by goście biorący udział w wydarzeniu wspominali je z niesmakiem. Jak tego uniknąć? Jeżeli chcesz, by organizowany przez Ciebie event spełnił oczekiwania gości, zapoznaj się z listą 10 najczęściej popełnianych błędów podczas szkoleń i konferencji. Po przeczytaniu tego zestawienia z pewnością ich nie powtórzysz.

 

1. Brak scenariusza

Spontaniczne działanie ma swoje uroki, jednak bardzo rzadko sprawdza się w sferze biznesowej. Bez dokładnego planu eventu, uwzględniającego nawet najmniejsze detale, nie będziesz w stanie zapanować nad wszystkimi aspektami szkolenia lub konferencji. Goście bardzo łatwo wyczuwają problemy z organizacją, co rzutuje później na ich negatywną ocenę Twojego wydarzenia. Pamiętaj, że szczegółowy scenariusz to klucz do sukcesu. Powinieneś uwzględnić w nim czas montażu i demontażu poszczególnych elementów, czas trwania przerw kawowych oraz częstotliwość ich występowania. Ważne jest, aby dodatkowo zaplanować panele dyskusyjne i prelekcje. Po planie A przychodzi czas na plan B. Miej na uwadze, że nie wszystko może pójść po Twojej myśli. By zaoszczędzić sobie stresu, przygotuj plan awaryjny – np. kiedy planujesz transmisję internetową, musisz uwzględnić, że nagle łącze może zostać zerwane. Dobrze mieć wtedy pod ręką łącze zapasowe.

2. Niedopasowanie sali konferencyjnej do liczby uczestników

Często organizatorzy szkolenia lub konferencji przy wyborze sali kierują się głównie aspektem wizualnym. Jest to ogromny błąd, ponieważ w parze z pięknym wystrojem powinna iść jeszcze funkcjonalność miejsca, do którego chcesz zaprosić gości. Jeżeli obiekt nie jest dostosowany do liczby zaproszonych osób, to podczas przerw kawowych czy wyjść do toalety może nastąpić dezorganizacja, która w efekcie doprowadzi do ogromnego zamieszania. Wybierając salę, uwzględnij liczbę gości i przemyśl, w jaki sposób możesz zaaranżować przestrzeń i ustawić krzesła, by przemieszczanie się po sali było jak najbardziej komfortowe.

3. Zapraszanie gości w ostatniej chwili

Zbyt późne wysyłanie zaproszeń to bardzo często popełniany błąd, który przekłada się bezpośrednio na niską frekwencję. Jeżeli informujesz gości o wydarzeniu tydzień lub dwa tygodnie przed jego terminem, to istnieje ryzyko, że nie będą mogli wygospodarować czasu, by dotrzeć na szkolenie bądź konferencję. Sytuacja wygląda podobnie w przypadku, gdy decydujesz się na promocję wydarzenia na kilka dni przed – informacja o spotkaniu nie zdąży dotrzeć do potencjalnych uczestników. Aby uniknąć problemu pustej sali konferencyjnej, warto powiadomić gości już kilka tygodni, a nawet miesięcy przed planowanym terminem spotkania.

4. Nieodpowiedni catering

Organizatorzy bardzo często nie przywiązują wagi do spraw związanych z cateringiem lub chcą zaoszczędzić na tym punkcie, kiedy organizują szkolenie lub konferencję. Całkowicie niesłusznie. Wbrew pozorom kwestia ta znacznie wpływa na ogólne wrażenie gości. Największym błędem jest zamawianie mniejszej liczby porcji niż liczba uczestników, co budzi niesmak uczestników. Aby tego uniknąć, dokładnie zaplanuj menu oraz przeznacz na ten cel odpowiedni budżet – istotne jest również to, by dania były przyrządzone ze świeżych, wysokiej jakości produktów.

5. Niewłaściwa lokalizacja

Zapraszanie gości na konferencję organizowaną na uboczu, z dala od zgiełku miasta, jest dobrym pomysłem pod warunkiem, że uczestnicy nie będą mieli problemu, żeby się tam dostać. Jeżeli proponujesz ogromnej liczbie gości pokonanie wielu kilometrów po to, by mogli wziąć udział w organizowanym przez Ciebie evencie, to musisz się liczyć z tym, że część z nich odmówi ze względu na trudności związane z dojazdem. Wybierając obiekt, upewnij się, że znajduje się on w dobrze skomunikowanej okolicy.

6. Źle zaplanowany budżet

Budżet to bardzo problematyczna kwestia. Zwykle okazuje się, że całe wydarzenie kosztowało organizatora więcej, niż się spodziewał lub, co gorsza, środków finansowych zabrakło już w trakcie planowania imprezy. Przygotowując konferencję, należy pamiętać, że wszystkie wydatki trzeba starannie zaplanować. W koszty powinno się wliczyć także opłaty mniej oczywiste, jak np. ta związana z bezpieczeństwem gości - za opiekę medyczną. Warto też skontaktować się z firmą cateringową i zapytać o pełny kosztorys – nie zawsze wszystkie informacje dotyczące opłat znajdziemy już na pierwszej stronie oferty.

7. Niesprawny sprzęt audiowizualny

W dzisiejszych czasach do przygotowania wystąpienia konferencyjnego lub podczas prowadzenia szkolenia niezbędny jest sprawny sprzęt audiowizualny. Podstawowym błędem, jaki popełniają organizatorzy, jest niesprawdzenie jego funkcjonalności. Problemy ze sprzętem są najczęstszą przyczyną niepowodzeń wystąpień konferencyjnych. Kłopoty z nagłośnieniem, komputerem lub rzutnikiem potrafią skutecznie utrudnić odbiór nawet najbardziej interesującej prelekcji. Aby tego uniknąć, przed oficjalnym rozpoczęciem spotkania, sprawdź dokładnie, czy wszystkie urządzenia działają i mają odpowiednio ustawione parametry. Warto również skontrolować bliskość gniazdek elektrycznych – dobrze mieć pewność, że wszystkie urządzenia elektroniczne będą mogły być bez przeszkód podłączone do prądu. Miej przy sobie przedłużacz – to element wyposażenia wyjątkowo przydatny w awaryjnych sytuacjach.

8. Brak porozumienia pomiędzy organizatorem konferencji a przedstawicielem obiektu

Klucz do sukcesu to sprawna komunikacja pomiędzy organizatorem a obsługą hotelu, w którym ma odbyć się szkolenie bądź konferencja. Kiedy któraś ze stron nie przestrzega ustaleń, to organizacja wydarzenia biznesowego może przemienić się w katastrofę. Ważne jest, aby rozumieć potrzeby i wymagania drugiej strony. Zaplanuj spotkanie biznesowe w obiekcie, którego personel ma doświadczenie w organizacji tego typu wydarzeń i świadczy usługi wysokiej jakości. Dzięki temu oszczędzisz sobie stresu.

9. Atrakcje, które nic nie wnoszą

Negatywnie oceniane przez gości są także atrakcje, których dobór jest nieadekwatny do specyfiki wydarzenia. Np. wynajęcie fotobudki lub ścianki do robienia zdjęć nie sprawdzi się na każdej imprezie. Jeśli jesteś profesjonalistą i organizujesz wydarzenie biznesowe, to nie proponuj gościom skorzystania z atrakcji lub zabaw, które są popularne na weselach. Zamiast tego możesz zaplanować ciekawą formę aktywnego wypoczynku, jak np. piknik firmowy na świeżym powietrzu.

10. Konferencja w trybie offline

Błędem jest przeświadczenie, że konferencja kończy się w momencie zakończenia oficjalnego spotkania. Efektem takiego podejścia jest to, że bardzo szybko ludzie przestają o niej mówić i zapominają, że wzięli udział w wydarzeniu. Aby temu zapobiec, warto przenieść niektóre elementy dyskusji do sfery wirtualnej i kontynuować ją np. w social mediach. Dzięki temu wieść o tym, co działo się na spotkaniu biznesowym rozejdzie się dalej.