Raport "Rynek obiektów konferencyjnych w Polsce 2024/2025"

Poniższy raport jest już 13 edycją corocznego badania obiektów posiadających sale szkoleniowe i  konferencyjne w Polsce. Celem badania jest analiza rynku obiektów konferencyjnych w minionym 2024 roku oraz prognoza kierunku rozwoju tego sektora gospodarki w 2025 roku. Wnioski płynące z raportu pomagają branży MICE w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych.

Badanie zostało przeprowadzone w grudniu 2024 roku za pomocą anonimowej ankiety internetowej. Swoimi danymi podzieliło się 118 obiektów szkoleniowo-konferencyjnych w Polsce. 

CHARAKTERYSTYKA OBIEKTÓW BIORĄCYCH UDZIAŁ W BADANIU

Najwięcej odpowiedzi pochodzi od obiektów zlokalizowanych w województwach: mazowieckim (24,79%), małopolskim (15,38%) oraz pomorskim (10.26%), co stanowi łącznie 50,43% wszystkich obiektów biorących udział w badaniu. Oznacza to, że dane pochodzące od obiektów z wyżej wymienionych województw, w znaczącym stopniu determinują całokształt wyników badania. 

Wykres 1: Hotel Management; nr 1 (22) Styczeń - Luty 2025

Najliczniejszą grupę respondentów stanowiły obiekty zlokalizowane w miastach powyżej 500 000 mieszkańców (46.16%) oraz w miejscowościach poniżej 10 000 mieszkańców (29,91%).

Interesujące jest, iż 30,16% wszystkich badanych obiektów wskazało, że ich klienci pochodzą głównie z Warszawy. Prawdopodobnie jest to związane z lokalizacją głównych siedzib firm w stolicy Polski, mimo istniejących oddziałów w pozostałych regionach kraju.    

Wykres 2: Hotel Management; nr 1 (22) Styczeń - Luty 2025

Obiekty biorące udział w badaniu najczęściej znajdowały się w centrum miasta (45.30%) lub na jego obrzeżach (20,51%). 

Wykres 3: Hotel Management; nr 1 (22) Styczeń - Luty 2025

Pod względem typu obiektu najczęściej swoimi danymi podzieliły się obiekty skategoryzowane jako: hotel **** (36,75%), hotel *** (18,80%) oraz obiekt szkoleniowo-konferencyjny (bez bazy noclegowej) (13,68%) i typ obiektu określony jako inny (13,68%). 

Wykres 4: Hotel Management; nr 1 (22) Styczeń - Luty 2025

Obiekty wskazywały, iż najczęściej posiadają 3 (12,82%) lub 6 (10,26%) sal szkoleniowo-konferencyjnych. 13,68% respondentów twierdzi również, że ich największa sala w obiekcie jest w stanie pomieścić maksymalnie 200 osób, a 7,69% że posiada salę o pojemności do 300 osób. 12.8% obiektów dysponuje salą na ponad 1000 osób. Warto zwrócić uwagę na tę danę, ponieważ świadczy ona o tym, iż w badaniu wzięła udział dość liczna grupa obiektów o dużym zapleczu szkoleniowo-konferencyjnym. 

25,64% respondentów reprezentuje obiekty należące do sieci hotelowej.

LICZBA KONFERENCJI I SZKOLEŃ ZORGANIZOWANYCH W 2024 ROKU

46,15%% obiektów deklaruje, iż zorganizowano u nich powyżej 70 szkoleń w 2024 roku, a 32,48% twierdzi, że gościło ponad 70 konferencji w tym samym okresie. Szkolenie definiujemy jako wydarzenie do 40 osób, a konferencję na ponad 40 uczestników. 

2,56% respondentów wskazuje, iż nie zorganizowali ani jednego szkolenia, a 4,27% ani jednej konferencji. 

Wykres 5 i 6: Hotel Management; nr 1 (22) Styczeń - Luty 2025

BRANŻE NAJCZĘŚCIEJ ORGANIZUJĄCE WYDARZENIA W OBIEKTACH

Według zgromadzonych danych, firmy które wynajmowały sale na wydarzenia pochodziły z branż: 53,85% medycyna i farmacja; 52,99% handel; 35,90% edukacja/nauka. Natomiast najrzadziej wydarzenia organizowały branże: 2,56% usługi kosmetyczne i fryzjerskie; 5,13% (motoryzacja, telekomunikacja, turystyka) oraz 5,98% nieruchomości. 

Wykres 7: Hotel Management; nr 1 (22) Styczeń - Luty 2025

ŚREDNI PRZYCHÓD NETTO Z ORGANIZACJI SZKOLEŃ I KONFERENCJI

Wykres 8 i 9: Hotel Management; nr 1 (22) Styczeń - Luty 2025

Najczęściej wskazywano, iż średni przychód ze szkolenia wynosił ponad 8 tys. zł netto (28,45%). Natomiast 42,73% osób deklarowało, iż średni przychód z organizacji konferencji przekraczał 40 tys. zł netto. Porównując dane z badania z zeszłego roku, można stwierdzić, iż nastąpił znaczny wzrost obiektów z przychodem powyżej 40 000 zł netto z organizacji konferencji. W 2023 roku przedział przychodowy powyżej 40 000 zł netto wskazywało 24% respondentów. Jest to wzrost o prawie 19%.  

PROMOCJA OBIEKTÓW KONFERENCYJNYCH W INTERNECIE

Aż 80% respondentów promowało swoje zaplecze szkoleniowo-konferencyjne na płatnych serwisach konferencyjnych. Jest to wzrost zainteresowania tą formą promocji o 10,1% w stosunku do 2023 roku. Drugą (52,73%) najczęściej wskazywaną aktywnością było prowadzenie samodzielnie przez pracownika obiektu/hotelu bezpłatnych działań promocyjnych w Social Media. Spory skok popularności tego działania w porównaniu do 2023 roku (41,75%).  

Wykres 10: Hotel Management; nr 1 (22) Styczeń - Luty 2025

PROMOCJA OBIEKTÓW KONFERENCYJNYCH POZA INTERNETEM

Najczęściej (78,70%) w obiektach korzystano z rekomendacji oraz prowadzono aktywną sprzedaż bezpośrednią (75,00%). Najmniejszą popularnością cieszyły się działania takie jak: wysyłanie ofert listownie (1,85%) oraz reklama w radio i telewizji (8,33%). Poziom wysyłania ofert listownie nie jest raczej zaskoczeniem, a reklama w mediach takich jak TV czy radio realizowana jest pewnie przez obiekty z odpowiednio dużym budżetem. 

RANKING SERWISÓW KONFERENCYJNYCH W 2024 ROKU

Wykres 11: Hotel Management; nr 1 (22) Styczeń - Luty 2025

PLANY, WYZWANIA, POPYT W 2025 ROKU

Badani najczęściej wskazywali, iż w 2024 roku otrzymywali średnio 10 zapytań tygodniowo o wynajem powierzchni szkoleniowo-konferencyjnej. Jest to spadek w stosunku do 2023 roku średnio o 4 zapytania tygodniowo. Ponadto, 47,27% ankietowanych uważa, że popyt w 2024 roku na szkolenia/konferencje w formule stacjonarnej lekko wzrośnie; ​​40,91% iż pozostanie na takim samym poziomie, a 6,36%, że mocno wzrośnie. 5,45% jest zdania odmiennego i uważa, że popyt lekko spadnie. Żaden respondent nie przewiduje mocnego spadku popytu na wynajem powierzchni szkoleniowo-konferencyjnej w 2025 roku.

Wykres 12: Hotel Management; nr 1 (22) Styczeń - Luty 2025

59,09% badanych nie będzie inwestowało w rozwój dotychczasowego zaplecza szkoleniowo-konferencyjnego w 2025 roku, a 24,55% twierdzi, iż zmodernizuje dotychczasowe sale szkoleniowo-konferencyjne w obiekcie. Tylko 9,09% respondentów planuje zwiększenie przestrzeni i możliwości szkoleniowo-konferencyjnych. Nikt z badanych nie wskazał, że planuje redukcję przestrzeni i możliwości szkoleniowo-konferencyjnych.

Za największe wyzwania w 2025 roku ankietowani uważają odpowiednio: (56,36%) wzrost kosztów energii; ex aequo (37,27%) wzrost kosztów ogrzewania i wzrost konkurencji; 29,09% brak pracowników; 20,91% nie widzi żadnych znaczących zagrożeń; 20,91% uważa, że firmy będą rzadziej wysyłały pracowników na szkolenia i konferencje, a 7,27% respondentów obawia się niestabilnej sytuacji za wschodnią granicą Polski. 

PODSUMOWANIE

Najliczniejsza grupa obiektów biorących udział w badaniu pochodzi z trzech województw: mazowieckiego, małopolskiego i pomorskiego, co stanowi 50% wszystkich ankietowanych. Wartość ta pozwala założyć, iż obiekty z innych obszarów Polski mogą posiadać inne doświadczenia w konfrontacji z wnioskami płynącymi z tego raportu. Dane w raporcie reprezentują obiekty, które głównie zlokalizowane są w dużych miastach powyżej 500 000 mieszkańców lub mniejszych miejscowościach poniżej 10 000 mieszkańców. Są to hotele cztero- i trzygwiazdkowe, które stanowią 56% ankietowanych. Obiekty te posiadają 3 lub 6 sal szkoleniowo-konferencyjnych, które mogą pomieścić najczęściej do 200 lub 300 osób. 46% badanych zorganizowało ponad 70 szkoleń w ciągu roku, a 32% gościło ponad 70 konferencji w tym samym okresie. Najczęściej (28% badanych) wskazywano, iż średni przychód z organizacji szkolenia wynosi ponad 8 000 zł netto. W przypadku konferencji najczęściej (43%) odpowiadano, że średni przychód z jej organizacji znajduje się w przedziale powyżej 40 000 zł netto. Dane sugerują, iż wzrósł procent obiektów z przychodem (z organizacji konferencji) powyżej 40 000 zł netto. Najaktywniejszymi branżami pod względem organizacji wydarzeń są medycyna i farmacja oraz handel. Obiekty otrzymują średnio 10 zapytań tygodniowo, co oznacza spadek tygodniowy średnio o 4 zapytania w stosunku do 2023 roku. 

Prawie 80% badanych promuje swoje zaplecze szkoleniowo-konferencyjne na serwisach konferencyjnych i 53% respondentów samodzielnie prowadzi bezpłatne działania promocyjne w social media. W działaniach promocyjnych poza internetem królują głównie: rekomendacje (78%) i aktywna sprzedaż bezpośrednią (75%). Zestawiając zebrane dane z rokiem 2023, można zauważyć, iż wzrosła liczba obiektów opierająca swoje działania promocyjne na rekomendacjach. 

47% badanych uważa, że popyt w 2025 roku na wynajem przestrzeni szkoleniowo-konferencyjnej lekko wzrośnie w stosunku do 2024 roku. Za największe wyzwania w 2025 roku uważa się wzrost kosztów energii i ogrzewania oraz konkurencji. 

Mam nadzieję, że dane i wnioski zawarte w raporcie będą pomocne i przyczynią się do efektywniejszego zarządzania Twoim obiektem.