Jak stworzyć dla wirtualnego uczestnika prawdziwą wartość

Nie każdy może uczestniczyć w twoim evencie tak, jakbyś sobie tego życzył. Nie oznacza to jednak, że nie możesz zwiększyć zasięgu swojego wydarzenia o kilka tysięcy procent, jeśli tylko znajdziesz rozwiązanie dla siebie. 

Pracując w branży eventowej, zapewniamy naszym klientom końcowym rozrywkę. Bez względu czy jest to konferencja naukowa czy premiera nowego samochodu połączona z pokazem kolekcji mody – zawsze chodzi o zorganizowanie komuś czasu. Od dekad więc dwoimy się i troimy, aby oferta i wykonanie były jak najlepsze. Pojawiają się nowe technologie i co jakiś czas branża zakochuje się nieznanym dotąd gadżecie czy nowym obiekcie, w którym można zrobić coś więcej. Jednocześnie część dojrzałych event menedżerów czuje gdzieś w środku, że jest to wyścig bez mety.

Ogranicza nas wiele czynników, spośród których jednym z istotnych są te najbardziej oczywiste – czas i miejsce. Tak to już jest, że mimo ogromnych starań, nie jesteśmy w stanie zaprosić każdego i o każdej porze. Mimo atutów miejsca i świetnego scenariusza, ktoś nie dojedzie, bo za daleko lub terminy nieoptymalny. Tacy uczestnicy często byli traceni i nie pochylaliśmy się nad nimi zbytnio. Aż do czasu, gdy pojawiło się zjawisko wirtualnego uczestniczenia w eventach. Wirtualnego, czyli takiego, którego uczestnictwo nie wymaga fizycznej obecności na miejscu, co pozwala na ogromne zwiększenie zasięgu wydarzenia.

Kim jest wirtualny uczestnik

Wiele osób odpowie, że widzem na transmisji online realizowanej dodatkowo podczas wydarzenia. To niestety spłyca temat i nie pozwala nam tak naprawdę wyciągnąć odpowiednich zysków z jego udziału. Jedno z podstawowych założeń, które należy przyjąć, mówi: wirtualny uczestnik jest tak samo ważny, jak ten na miejscu, ale charakter jego uczestnictwa jest inny. Trzeba zapewnić mu inne doznania, ale na pewno nie gorsze, niż uczestnikowi, który odwiedzi nasz event osobiście. Kto tego nie rozumie, nigdy mentalnie nie zrobi kroku do przodu. Jeśli więc nie odczuwasz choć lekkiego głodu wirtualizacji, nie musisz czytać dalej.

Jak stworzyć realną wartość

Wiemy już, że transmisja online to za mało. Nie oznacza to, że to rozwiązanie złe, bo pozbawione efektu „wow”, o którym eventowcy tak bardzo marzą. Zdradzę, że wirtualne okulary i filmy 360 stopni nic nie zmienią. Problem z wirtualizacją uczestnictwa polega tylko na jednym: w pogoni za trickami technologicznymi pomijamy realną wartość dla odbiorcy. Tak, jak pisałem na początku, ważny jest imperatyw, z którym nie wolno dyskutować: uczestnik wirtualny nie może być uczestnikiem gorszej jakości. Transmisje online mają prawie zawsze to do siebie, że są dodatkiem do eventu. Przykład: na 95 proc. transmitowanych konferencji w przerwach emituje się planszę z napisem „Obecnie trwa przerwa…” lub „Wracamy po przerwie…”. Wszystko to prawda, ale uczestnicy w obiekcie korzystają z tego czasu bardziej aktywnie. Mogą porozmawiać czy choćby skorzystać z oferty cateringowej. Uczestnik przed monitorem komputera może sobie co najwyżej sam zaparzyć kawę. A później bardzo często zapomnieć o tym, po co w ogóle brał udział w tym wydarzeniu.

W ramach transmisji możemy dla widzów przygotować konkursy, a nawet uruchomić specjalne studio eventowe – coś, czego nie zasmakują uczestnicy na miejscu. Koszty są niewielkie, ale pozwalają na stworzenie czegoś wyjątkowego. Często wręcz – w przypadku konferencji, gdzie głównym atutem powinny być wystąpienia merytoryczne – samo studio ma większą wartość, niż 7-godzinna transmisja. Pomyślmy rozsądnie: kogo dziś stać na to, żeby przez cały dzień oglądać sobie transmisję? Efekt jest taki, że oglądalność spada, zamiast rosnąć, bo transmisje w sieci są już obecne w eventach od mniej więcej dekady, więc na nikim nie robią większego wrażenia.

Z moich doświadczeń wynika (a transmituję treści moich klientów praktycznie codziennie, czasem dwa – trzy razy), że studio eventowe sprawdza się świetnie. Można na niewielką przestrzeń zaprosić prelegentów, gości i organizatorów, i w formie pigułki przeprowadzać wywiady, organizować interaktywne dyskusje z widzami. Taka inicjatywa dobrze też wygląda w przestrzeni wydarzenia, bo światła i kamery zwiastują, że wreszcie coś się dzieje. Uwaga: wymaga jednak czasochłonnego przygotowania siebie i rozmówców. Dochodzi więc sporo pracy redakcyjnej, której normalnie nie ma. 

Nie tylko w trakcie wydarzenia

Za pomocą narzędzi online możemy docierać do uczestników nie tylko podczas samego wydarzenia, ale również znacząco wpłynąć na jego popularność. Nie bez powodu coraz więcej popularnych platform social media umożliwia nadawanie transmisji na żywo. Content tego typu jest popularny i ma szeroki zasięg. Nie jest to regułą, ale krótki stream w wykonaniu gwiazdy przyszłego wydarzenia często osiąga lepszy odzew, niż posty w innym formacie. Pokazanie się „na żywo” przed przyszłą publicznością sprawia też, że wydarzenie staje się bardziej wiarygodne, bo osoba, która deklaruje w nim udział jako gość, pokazuje, że nie jest to tylko kolejna fucha. Znacznie łatwiej jest wkleić zdjęcie VIP-a z kilkoma zdaniami na jego temat. Zaangażowanie – to się docenia.

Uczestnictwo online może również występować w charakterze specyficznego follow-up po wydarzeniu. Szczególnie w przypadku konferencji, gdzie kolejna godzina spędzona z ekspertem może być naprawdę cenna. Sam wdrażam takie modele biznesowe, podczas których uczestnictwo hybrydowe czyli mieszane, jest sprzedawane nawet dwa razy drożej, niż tradycyjne. Skończyły się też czasy, gdy uczestnictwo online można było sprzedać za co najwyżej 20 proc. wartości normalnego biletu, nie przekraczając przy tym magicznej kwoty 99 zł. Dziś może to być znacznie więcej, a uczestnik wirtualny dostaje dodatkowo pakiet korzyści. Przykład? Uczestnik online uzyskuje dostęp do wirtualnego kursu, którego treść opiera się na programie konferencji, a zakończenie tego kursu z pozytywnym wynikiem oznacza uzyskanie certyfikatu. Jednego z nielicznych certyfikatów w naszej branży, który jest czymś więcej, niż potwierdzeniem uczestnictwa. 

Jak rozpocząć

Przede wszystkim myślmy celowo o każdej grupie odbiorców naszego wydarzenia. Nie ulega wątpliwości, że części eventów w ogóle nie powinno się wirtualizować, bo zabije to ich sens lub zwyczajnie będzie za drogie w stosunku do efektów. Jednocześnie w prawie 40-milionowym kraju powinniśmy bez trudu zapełniać największe hale widowiskowe, bo co mają powiedzieć na przykład Słowacy (5,4 mln mieszkańców)? Różnica polega na tym, że do Warszawy z każdego większego miasta jedzie się kilka godzin. Tymczasem do Bratysławy z Wiednia dojedziemy w godzinę i to uwzględniając korki. To pokazuje, że jest ogromne zapotrzebowanie na uczestnictwo wirtualne, ale nadal nie ma na rynku zbyt bogatej oferty. Przestańmy traktować livestreamy jako kolorowe dodatki do produktu finalnego, a stworzymy produkt samodzielny, który doskonale na siebie zarobi. 

Autor: Piotr Maczuga

Od ponad dekady zajmuje się zagadnieniami wykorzystania nowych technologii w edukacji dorosłych. Współautor podręczników w zakresie webinariów, webcastów, knowledge pills i innych metodyk, autor szkoleń z zakresu wykorzystania multimediów w uczeniu i biznesie oraz publikacji poświęconej tej tematyce. Na co dzień kieruje Digital Knowledge Lab - studiem produkcji multimedialnych treści edukacyjnych w Polsce działającym w ramach Digital Knowledge Village. Wykłada w Szkole Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie.