Hotele i podróże służbowe. Na co zwracać uwagę?

Wybierając miejsce na podróż służbową, czym się kierujecie? Lokalizacją, dużą przestrzenią, łatwą rezerwacją, sprawnym systemem do meldowania i wymeldowania się z obiektu? Aktualnie podróż służbowa wiąże się z pewnym ryzkiem - większym niż praca zdalna w domu, mniejszym niż szał zakupowy w galeriach handlowych. Wybór odpowiedniego miejsca jest więc jeszcze bardziej kluczowy niż przed pandemią. 

Czy można w ogóle nocować w hotelu?

Tak, ale... Według rozporządzenia Rady Ministrów z 6 listopada 2020 roku hotele dostępne są wyłącznie dla:

• gości przebywających w podróży służbowej,
• sportowców w czasie zgrupowań i współzawodnictwa sportowego,
• osób, które wykonują zawód medyczny.

Co jest potrzebne, by zameldować się w hotelu? 

Przede wszystkim pisemne oświadczenie gościa gościa o służbowym celu podróży oraz zaświadczenie od pracodawcy, związku sportowego lub podmiotu wykonującego działalność leczniczą.

Czy trzeba wcześniej zarezerwować pokój?

Niekoniecznie. Aktualnie hotelarze raczej nie narzekają na zbyt duże oblężenie swojego obiektu, więc spokojnie można przyjechać i na miejscu na pewno znajdzie się jakiś wolny pokój. 

Hotelowy pokój nie musi koniecznie służyć tylko do spania. Można go wynająć również jako miejsce pracy zdalnej. Jest to pewnego rodzaju alternatywa dla home office. Niektórzy wynajmując pokój, nawet nie zostają w nim na noc. Dziwne? Jakby się temu lepiej przyjrzeć, to można dostrzec mocne strony takiego rozwiązania. Kiedy jesteś w podróży służbowej i masz jednego dnia umówionych kilka spotkań biznesowych, musisz gdzieś spędzić czas pomiędzy nimi. Restauracje i kawiarnie są zamknięte, a kilkugodzinne siedzenie w samochodzie, kiedy na zewnątrz są temperatury bliskie 0, nie należy z pewnością do przyjemnych rzeczy. Można iść do galerii handlowej, ale tam zapewne spotkamy tłumy ludzi i kolejki do sklepów. Chyba nie warto więc. I teraz pomyśl, że możesz pojechać do ciepłego, przytulnego pokoju z własną łazienką. Zdrzemnąć się, wziąć prysznic, obejrzeć telewizję, popracować na laptopie i zamówić ciepły posiłek z hotelowej restauracji. Nie brzmi to teraz bardziej sensownie? 

Na co zwrócić szczególną uwagę, wybierając miejsce swojego pobytu? 

Na procedury sanitarne, które zostały wdrożone w hotelu. Wszystkie hotele w Polsce aktualnie mają obowiązek przestrzegać jednolity zestaw obostrzeń, ale każdy hotel, każda sieć hotelowa może to robić trochę inaczej. Wewnętrzne programy, środki ostrożności, szkolenia pracowników. Warto więc wcześniej podpytać hotel o ich procedury, poszukać opinii osób, które już tam były podczas pandemii. Najlepiej wybierać miejsca sprawdzone i rekomendowane. Takie z pewnością są hotele sieciowe, w których wdrożono jednolity protokół sanitarny. 

Jednym z przykładów jest międzynarodowa sieć Louvre Hotels Group, która to współpracuje z niezależną organizacją NSF International, specjalizującą się w rozwiązaniach z zakresu zarządzania ryzykiem w obszarze zdrowia publicznego.

– We wszystkich hotelach marek należących do Louvre Hotels Group, takich jak Golden Tulip, Campanile czy Première Classe, od samego początku obecnego kryzysu prowadzimy kampanię Clean&Safe, dzięki której nasi goście i pracownicy mogą wypoczywać i pracować w bezpiecznych warunkach. Potwierdzeniem skuteczności naszych działań są rezultaty audytu protokołów sanitarnych, który w ostatnich tygodniach przeprowadziła w naszych hotelach organizacja NSF International. Audyty odbyły się we wszystkich hotelach LHG na całym świecie i obejmowały ewaluację procedur wdrożonych przez naszą grupę w reakcji na pandemię COVID-19. Wszystkie nasze hotele w Polsce spełniły wymagania i otrzymały odznakę Checked by NSF™ – mówi Danuta Marcinkowska, Marketing & PR Coordinator Louvre Hotels Group w Polsce.

Co może jeszcze okazać się kluczowe podczas podróży służbowej? Elastyczne zarządzanie rezerwacjami. Jeśli nawet zdecydujemy się wcześniej zarezerwować pobyt, dobrze gdy w każdym momencie będziemy mogli go łatwo anulować - na wypadek nieprzewidzianych okoliczności. Przydają się w takich przypadkach aplikacje mobilne, za pomocą których w samochodzie, pociągu czy tramwaju jednym kliknięciem w ekran naszej komórki będziemy mogli zmienić swoją decyzję. Oczywiście nie trzeba chyba przypominać, że opcja bezpłatnej anulacji na krótko przed terminem pobytu również jest kluczowa. Jest często atutem, który przemawia za wyborem konkretnego hotelu.

INFORMACJA PRASOWA